訪問介護の勤怠管理で押さえること
直行直帰で出退勤を記録する手段がない
事務所にタイムカードを置いても、訪問先から直接出退勤を記録できなければ意味がありません。スマートフォンでの打刻や、訪問記録と連動した時刻の取得など、ヘルパーが利用者宅にいながらその場で打刻できる仕組みが必要です。
登録ヘルパーの働き方に合わせた集計
常勤職員と登録ヘルパーでは勤務形態が異なり、訪問件数や時間単位で給与が決まるケースも多いです。シフトと実績を個人ごとに集計し、訪問単価や時間給の計算につなげられる形で勤怠データを残す必要があります。
移動時間の扱いを明確にする
一日に複数の利用者宅を回る訪問介護では、訪問と訪問の間の移動時間をどう記録し扱うかが悩みの種です。移動時間を勤務時間に含めるかどうかの社内ルールを決め、シフトや実績表にその区分を残せる運用にしておくことが欠かせません。
訪問記録との時刻の整合
運営指導では、勤怠の記録と訪問介護記録・サービス提供記録の時刻が一致しているかが確認されます。紙の台帳と手書きの訪問記録を別々に管理していると、締め日にずれを見つけて修正する手間が発生します。
勤怠管理のシステムに要る機能
- スマートフォンからの訪問先での出退勤打刻
- 登録ヘルパーごとのシフト作成と希望シフトの収集
- 訪問件数・時間単位での実績集計
- 移動時間の記録区分(勤務時間に含むか否かの設定)
- 訪問記録・サービス提供記録との時刻の突き合わせ
- 常勤・登録ヘルパーなど雇用形態別の集計
- 締め日に合わせた月次の実績確定
- 急な欠勤時の代替ヘルパー調整とシフト変更の反映
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
介護保険の請求や国保連への申請、サービス提供記録の作成など、介護保険制度・障害福祉サービス制度に直結する部分は、訪問介護向けの専用ソフトに任せるのが確実です。レセプト作成や利用者ごとのサービス記録は、専用ソフトの機能と一体で使う方が制度改正への対応も含めて安心です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
出退勤の打刻、シフト作成、ヘルパーごとの勤務実績の集計といった勤怠管理そのものは、専用ソフトとは別に持っても構いません。顔認証タイムレコーダーや打刻アプリでヘルパーの出退勤を記録し、集計した実績を給与計算や専用ソフトに渡す形であれば、月々の利用料をかけずに運用できます。
紙・Excelのままでよい部分
急な欠勤時の代替ヘルパーの電話連絡や、月1回のシフト調整会議のメモなど、頻度が低く定型化しにくいやり取りは紙やExcelのままで十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 現在の紙のシフト表とタイムカードの運用を書き出し、誰が何を手書きで集計しているかを整理する
- 登録ヘルパーと常勤職員で勤怠の集計方法(訪問件数単位か時間単位か)が異なる点を洗い出す
- 移動時間の扱いについて社内ルールを決め、シフトや実績表に反映できるようにする
- 打刻方法をスマートフォンでの打刻や顔認証タイムレコーダーに切り替え、締め日の集計を試験運用する
- 本運用後、訪問記録・サービス提供記録との時刻の整合を定期的に確認する体制にする
訪問介護の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
登録ヘルパーが多く、勤務形態がばらばらでも使えますか
訪問件数や時間単位など、ヘルパーごとに異なる集計方法を設定できるシステムを選べば対応できます。常勤職員と登録ヘルパーを分けて管理し、それぞれに合った形で実績をまとめられる仕組みが向いています。
移動時間は勤務時間に含めるべきですか
事業所ごとの就業規則や雇用契約の内容によって判断が異なるため、まず社内でルールを決めることが先です。決めたルールをシフトや実績表に区分として残せるようにしておくと、後から確認しやすくなります。
運営指導で勤怠記録を見られることはありますか
勤怠の記録とサービス提供記録・訪問介護記録の時刻が一致しているかを確認されることがあります。打刻の時刻と訪問記録の時刻がずれていないか、日頃から突き合わせておくと安心です。
訪問介護の他の業務
他の業種で勤怠管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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