訪問介護の社内の情報共有で押さえること
直行直帰のヘルパーと事務所の距離
ヘルパーは利用者宅を回り終えるとそのまま帰宅するため、事務所に立ち寄る機会はほとんどありません。紙の連絡ノートや掲示板は事務所に来ないと見られず、LINEは流れて過去の申し送りを探しにくいという欠点があります。スマホで記録と申し送りを確認できる仕組みが向いています。
利用者ごとの申し送りとヒヤリハット
体調の変化や服薬状況、転倒しかけたヒヤリハットは、次に訪問するヘルパーに伝わらないと事故につながりかねません。口頭の引き継ぎは聞き漏らしが起きやすく、誰が何を伝えたかも残りません。利用者ごとに申し送り欄を設け、訪問前にスマホで確認できる状態にしておくと安心です。
急なシフト変更と欠勤連絡
ヘルパーの体調不良や利用者都合のキャンセルは、サービス提供責任者が代役を探して連絡を回す必要があり、電話やLINEが飛び交いがちです。誰が変更を把握したか曖昧なまま訪問時間を迎えると、利用者に迷惑がかかります。変更と既読が一目で分かる仕組みが欠かせません。
障害福祉サービスと訪問介護の連絡の違い
同一の事業所で訪問介護と障害福祉サービスの両方を担う場合、利用者ごとに適用される制度が異なり、申し送りの書式も分けて管理する必要があります。別々のノートやLINEで運用すると、どちらの利用者の話か分からなくなりやすく、利用者単位で情報を整理できる場所が役立ちます。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 訪問記録・バイタルをスマホで入力できる機能
- 利用者ごとの申し送り・注意点を時系列で残せる機能
- シフトの変更・欠勤連絡を全員に通知する機能
- 誰が内容を見たか既読が分かる機能
- ヒヤリハット・事故報告を専用フォームで残せる機能
- ヘルパーと事務所をつなぐチャット機能
- 利用者情報へのアクセスを担当者だけに絞る権限設定
- スマホの標準カレンダーとシフトを同期する機能
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
訪問介護の実績記録を国保連への請求データに連動させる部分や、介護記録・レセプトの作成は、訪問介護の業界で使われている専用の記録ソフトに任せたほうが安全です。制度改正への対応や様式の更新が組み込まれており、自前で作り込む対象ではありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
ヘルパーと事務所の日々の連絡、シフトの共有、申し送りのやり取りといった社内の情報共有は、専用の記録ソフトとは別に、軽い仕組みで十分まかなえます。スマホの標準カレンダーと同期できるカレンダーサーバーや、既読が分かるチャット、社内グループウェアを組み合わせると、口頭・LINE・掲示板に分かれていた連絡を一か所に集められます。
紙・Excelのままでよい部分
利用者宅に据え置く連絡ノートは、訪問時にその場で手書きできる手軽さがあり、家族や他の訪問サービスの担当者も見られるため、無理にデジタルに置き換えなくても構いません。事務所内の掲示物や研修資料のように、頻繁に更新せず全員で共有すれば足りるものも紙のままで十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず連絡ノート・LINE・掲示板のどこに何が流れているかを書き出し、申し送り・シフト変更・緊急連絡のうちどれを一本化するか決めます。
- サービス提供責任者を中心に、利用者ごとの申し送り欄とシフト共有の画面を試作し、直行直帰のヘルパー数名に実際の訪問の合間で使ってもらいます。
- 繁忙期となる年末年始やお盆の時期は紙の連絡ノートと併用しながら、通常期に新しい仕組みへ少しずつ移行します。
- 資格を持つ職員とそうでないスタッフで見られる情報の範囲を分け、利用者の個人情報に関わる部分はアクセスを絞ります。
- 数か月運用したら、見落としや二重連絡が減ったかをサービス提供責任者に確認し、申し送りの書式を調整します。
訪問介護の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
紙の連絡ノートは完全になくすべきですか。
利用者宅に置く連絡ノートは、家族や他のサービスの担当者も見られる窓口として残しておく事業所が多いです。事務所内のやり取りだけをスマホに移し、利用者宅での手書きは併用する形でも構いません。
LINEをやめないといけませんか。
LINEそのものをやめる必要はありませんが、申し送りやヒヤリハットのように後から探して確認する情報は、流れて埋もれないよう別の場所に残すと安心です。緊急の一報はLINE、記録として残すものは別の仕組みという使い分けがよく行われています。
障害福祉と訪問介護を両方行っていても同じ仕組みで大丈夫ですか。
利用者ごとに情報を整理できれば、同じ仕組みの中でサービスの種類を分けて記録することは可能です。ただし制度や書式が異なる点には注意し、申し送りの項目をサービスごとに区別しておくと混乱を防げます。
訪問介護の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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