訪問介護の予約・受付で押さえること
電話での聞き取りが集中する
ケアマネジャーからの新規依頼や、利用者・家族からの急なキャンセル・時間変更の連絡は、ほとんどが電話で入ります。担当者が別の電話対応中だったり外出していたりすると聞き取りが後回しになり、予定表への反映が遅れて行き違いが起きます。
ダブルブッキングの起きやすさ
同じ時間帯に別の利用者を入れてしまう、あるいは前の訪問からの移動時間を考えずに次を入れてしまうなど、紙やホワイトボードの予定表では重複に気づきにくい状況が生まれます。気づくのが当日になることも少なくありません。
直行直帰のヘルパーとの情報差
ヘルパーは利用者宅へ直行し、訪問後も事務所に戻らず直帰することが多いため、当日の予定変更が電話でしか伝わらないと、既に向かっている先が変更前の予定のままになってしまうことがあります。
急な変更が日常的に発生する
利用者の体調不良や入院、通院の都合、家族の付き添い状況などで予定は頻繁に動きます。一件の変更が他の訪問の順番や移動時間にも影響するため、変更のたびに全体を見直す手間がかかります。
予約・受付のシステムに要る機能
- ヘルパーごとの訪問予定をスマホで確認・入力できる機能
- 利用者・時間帯の重複を自動で検知する排他ロック
- 電話で受けた依頼をその場で予定表に反映する入力画面
- 訪問先間の移動時間を踏まえた訪問順の組み立て
- 予定変更・キャンセルをヘルパーへ即時通知する機能
- ケアマネジャー・家族からの依頼履歴の検索
- 訪問介護と障害福祉のサービスをまとめて管理する機能
- 急なキャンセル時に代行できるヘルパーの空き状況確認
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
国保連への請求伝送やケアプランとの連動、利用者ごとの保険区分の管理は、介護保険制度に対応した居宅介護支援ソフトなどの専用ソフトに任せるのが安全です。予約の画面と請求ロジックが一体になっている専用ソフトも多く、そこを自前で作り直す必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
電話で受けた依頼をその場で入力し、ヘルパーに割り振ってダブルブッキングを防ぐという予約・受付の中心部分は、汎用の予約システムで十分に対応できます。請求と別に、受付からヘルパーへの反映だけを自前で持つと、専用ソフトの入力待ちに縛られずに動けます。
紙・Excelのままでよい部分
月に数件しかない特殊な依頼の経緯や、担当者間の一時的な申し送りメモなど、頻度が低く検索の必要がない記録は、これまで通り紙やノートに残しておいても差し支えありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 普段電話で受けている依頼を新規・変更・キャンセルに分け、それぞれ何を聞いているかを書き出す
- ヘルパーごとの資格・対応可能な利用者・訪問できる地域を一覧にして登録する
- 連休前後や年末年始など予定変更が集中する時期を想定し、小規模にダブルブッキング検知を試す
- ヘルパー全員がスマホで自分の予定を見られる状態を整えてから、電話受付の運用を本番に切り替える
- ケアプランの更新時期に合わせて、定期訪問の登録方法を見直す
訪問介護の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
障害福祉サービスも訪問介護と同じ予約システムで管理できますか？
利用者の区分や時間の単位が違うことはありますが、依頼を受けてヘルパーに割り振るという仕組み自体は同じ考え方で管理できます。訪問介護と障害福祉のサービスを同じ画面で見られるようにしておくと、ヘルパーの一日の訪問順を一本化しやすくなります。
ヘルパーが直行直帰の場合、予定変更をどう伝えればいいですか？
ヘルパーの手元のスマホに予定変更がそのまま反映され、通知が届く仕組みがあれば、事務所に電話をかけ直す必要がなくなります。紙の予定表や電話だけに頼ると、変更が伝わらずに訪問が重なってしまうことがあります。
今は電話とホワイトボードで何とかなっているのですが、変える必要がありますか？
ヘルパーの人数や利用者数が少ないうちは、今の方法でも回ることが多いです。ただ、担当者が休んだときに予定が分からなくなったり、重複訪問が増えてきたりしたら、仕組みを整えるタイミングと言えます。
訪問介護の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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