訪問介護の会議の議事録で押さえること
直行直帰で欠席が多い
訪問介護のヘルパーは利用者宅から次の利用者宅へ直行直帰することが多く、サービス提供責任者会議やヘルパー定例会議に全員がそろうことはほとんどありません。欠席した人には後から口頭で伝えるしかなく、利用者の状態変化やヒヤリハットの情報が一部の人にしか伝わらないまま次の訪問が始まってしまうことがあります。
記録内容が指定基準の確認に関わる
議事録には、利用者の状態変化の報告、事故やヒヤリハットの検討、虐待防止委員会での話し合いの内容などが含まれます。これらは行政の指定基準の点検や運営指導の際に見返される資料にもなるため、メモ書きのまま放置せず、誰が確定させたかが分かる形で残しておく必要があります。
誰が書くか決まっていない
サービス提供責任者は訪問調整や利用者対応に追われ、会議のたびに議事録作成は後回しになりがちです。担当を決めても、その人が休むと代わりに書く人がおらず、気づけば数回分の会議記録が白紙のまま残ってしまうということがよく起こります。
多職種が関わる会議もある
ケアマネジャーや相談支援専門員、主治医を交えたケース会議では、事業所の外の人にも内容を正しく伝える必要があります。口頭でのやり取りが中心になりやすい会議ほど、発言の趣旨がずれて伝わらないよう、確定した議事録として残すことが大切です。
会議の議事録のシステムに要る機能
- 会議の録音をアップロードするだけで文字起こしできる
- ヒヤリハット・事故報告・利用者の状態変化の部分を見分けやすく整理できる
- AIが作った下書きをサービス提供責任者が確認して確定できる
- 確定前の下書きと確定済みの議事録を区別して保存できる
- 直行直帰のヘルパーがスマホで後から確定議事録を読める
- 虐待防止委員会など委員会ごとに議事録を分けて保存できる
- 利用者名や会議名で過去の議事録を検索できる
どこを何で持つか
専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
訪問記録や訪問計画、レセプトに関わる部分は、介護保険・障害福祉サービスの専用ソフトに任せたほうが安全です。議事録の作成までこれらのソフトで無理に兼ねようとすると、入力項目が合わず使いにくくなります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
会議の録音を文字起こしして下書きを作り、サービス提供責任者が確認して確定するという流れは、専用ソフトの外で軽く持つことができます。録音データや文字起こしが同じサーバー内で処理される仕組みなら、利用者の個人情報を含む会議でも扱いやすくなります。
紙・Excelのままでよい部分
出席者の押印が必要な名簿や、簡単な申し送りメモ程度のものは、これまでどおり紙やExcelで十分です。すべてを議事録システムに載せる必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
会議の議事録に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI MOM | 会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- サービス提供責任者会議、ヘルパー定例会議、虐待防止委員会など、議事録を残したい会議を先に決めます。
- 会議中に録音することを出席者に伝え、録音データの保管場所と削除のルールを決めます。
- 繁忙期を避けて、まず1種類の会議で試しに運用し、AIが作った下書きをサービス提供責任者が直す手間がどれくらいかを確かめます。
- 下書きを確定議事録にする承認者を決め、誰が最終確認したかが分かる運用にします。
- 試用した会議で問題がなければ他の会議にも広げ、直行直帰のヘルパーがスマホで確定議事録を読める状態にします。
訪問介護の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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資格を持つサービス提供責任者が議事録まで書くのは負担が大きいのですが。
録音からAIが下書きを作るので、ゼロから文章を書く手間は減ります。サービス提供責任者がすることは、下書きを読んで利用者に関わる部分の表現を直し、確定させることだけになります。
利用者の個人情報を話す会議を録音しても大丈夫でしょうか。
録音データと文字起こしが同じサーバーの中で処理される仕組みであれば、外部のサービスに音声データを送らずに済みます。ただし録音すること自体は出席者に伝え、事業所内で保管・削除のルールを決めておく必要があります。
虐待防止委員会のように外部への提出が想定される議事録にも使えますか。
下書きとして使うことはできますが、最終的な文章や体裁は人が確認して整えることをおすすめします。AIの下書きはあくまで出発点として使ってください。
訪問介護の他の業務
他の業種で会議の議事録を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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