訪問介護の案件・工程管理で押さえること
利用者ごとに進み方が違う
新規の相談を受けてからアセスメント、ケアプランの作成、サービス開始、モニタリングまで、利用者ごとに次に何をすべきかが異なります。案件を一覧で管理していないと、どの利用者が契約待ちで、どの利用者がモニタリングの時期かをサービス提供責任者が記憶に頼って判断することになります。
直行直帰のヘルパーとの連絡
ヘルパーは利用者の自宅を回って直行直帰するため、事務所に立ち寄る機会が少なく、進捗の確認は電話やメモに頼りがちです。利用者の状態変化やケアプランの見直しが必要な場面でも、サービス提供責任者に伝わるまで時間がかかることがあります。
担当者会議やモニタリングの期限
ケアプランの見直しやモニタリングの実施時期は利用者ごとに決まっており、担当者会議の開催時期も重なります。案件の進み具合が見えないままだと、次の対応の期限が近づいていることに気づきにくくなります。
サービス提供責任者への問い合わせ集中
どの案件がどこまで進んでいるかを聞かれる相手は、たいていサービス提供責任者に集中します。本来の訪問調整やヘルパーの指導に使う時間が、進捗確認への対応に取られてしまう場面がよくあります。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 利用者ごとの案件（相談・アセスメント・契約・モニタリングなど）の進み具合を一覧表示
- サービス提供責任者が全利用者の状況を一画面で確認
- ヘルパーがスマホから訪問後に進捗やコメントを入力
- ケアプラン見直しやモニタリングの予定日をリマインド
- 利用者ごとの担当ヘルパー・サービス提供責任者の割り当て表示
- ケアプランや同意書などの関連資料を案件に添付
- 案件ごとのやり取りをコメントで履歴として残す
- 利用者名や状態での検索・絞り込み
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
レセプトの作成や国保連への請求、実績記録表の作成といった介護保険の請求業務は、介護保険の仕組みに対応した業界の専用ソフトに任せたほうが安全です。請求の計算や法令対応をこちらで作り直す必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
新規相談からモニタリングまでの案件の進み具合、サービス提供責任者間の引き継ぎ、ヘルパーからの進捗報告といった、事務所内の工程管理はOSSや買い切りのシステムで十分に持てます。請求業務とは分けて、社内の進捗共有だけに使う形が合います。
紙・Excelのままでよい部分
個別のケース会議で使うその場限りのメモや、利用者のごく簡単な連絡事項の控えは、紙やExcelのままでも支障はありません。案件全体の進み具合だけをシステムに移すのが現実的です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 今の案件の流れを書き出します（相談受付→アセスメント→ケアプラン作成→サービス開始→モニタリングなど）、事務所で実際に使っている進み方の区切りを確認します。
- 区切りごとに案件のステータス名を決め、サービス提供責任者が一覧で状況を追えるようにします。
- 数名のヘルパーとサービス提供責任者で試験的に使い、スマホからの入力しやすさを確かめます。
- 本番導入は、新規利用者の受け入れが落ち着いている時期を選び、ケアプランの更新が集中する月末や月初を避けます。
- 介護保険の請求に使う専用ソフトとは分けて運用し、進捗共有だけをこのシステムに一本化します。
訪問介護の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
ケアプランや同意書などの書類も保管できますか
案件ごとに関連する書類を添付する形で保管できます。ただし介護保険の請求に必要な実績記録表などは、業界の専用ソフト側で作成・保管するのが安全です。
ヘルパーは外出先のスマホから使えますか
直行直帰のヘルパーが訪問後にスマホから進捗を入力できる構成にできます。事務所に戻らなくても、サービス提供責任者がその場で状況を確認できます。
今使っている介護ソフトと一緒に使えますか
請求業務は今の介護ソフトに任せたまま、案件の進捗共有だけをこちらに移す使い方ができます。請求とは別の仕組みなので、どちらかをやめる必要はありません。
訪問介護の他の業務
他の業種で案件・工程管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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