不動産会社のシステム｜レインズ・ポータルの外側を整える

追客・資料作成・入居者対応に追われる事務

問い合わせへの返信や追客のメール・電話、物件資料や間取り図の作成、内見の日程調整、契約書類の準備、そして管理業務であれば入居者からの問い合わせや更新・解約の手続きまで、担当者一人ひとりが抱える事務の種類が多いのが不動産会社の特徴です。繁忙期には同じような作業が重なり、対応の遅れが契約の機会損失につながることもあります。

専用システムが担う部分と、その外側に残る事務

レインズへの登録や各ポータルサイトへの物件掲載は、業界の専用システムや各サイトの管理画面がすでに整っている部分です。一方で、反響があった後の追客管理、物件資料のPDF化や差し替え、契約書類の作成とやり取り、入居者対応の記録といった業務は、掲載の仕組みの外側にあり、担当者の手元やExcel、紙の資料に依存しがちです。

媒介契約・重要事項説明・管理業務の決まり

宅地建物取引業法では、媒介契約の種類（専属専任媒介契約、専任媒介契約、一般媒介契約）ごとに報告義務などの違いがあり、契約時には重要事項説明書（35条書面）と契約書（37条書面）の交付が求められます。これらは法改正により電磁的方法で提供することも認められていますが、相手方の承諾など手順を踏む必要があります。賃貸管理を行う場合は、賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律に基づく管理業務の実施状況報告なども関わってきます。

どの業務から整えるとよいか

まずは反響後の追客と顧客管理から整理すると、取りこぼしが減り効果を実感しやすくなります。続いて物件資料や契約書類の電子化、管理業務での入居者対応の記録という順に広げていくと、業務全体が無理なくつながります。あわせて、出店や仕入れの判断に使うエリアの人口データなど商圏の情報を整理しておくと、提案や意思決定の根拠がはっきりします。

不動産会社の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 名刺管理もらった名刺が箱に溜まったままで、会社の資産になっていない 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 在庫・発注在庫はExcel台帳で、欠品と過剰在庫が同時に起きる 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 商圏分析・出店判断出店や営業エリアの判断が、経験と勘に頼ったままになっている 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

不動産会社の全体像（有名SaaSとの仕分け）はこちら

よくあるご質問

レインズやポータルサイトへの掲載もシステム化した方がいいのでしょうか。

レインズやポータルサイトへの掲載自体は、すでに業界の仕組みとして整っていることが多く、そのまま使い続けて問題ありません。整理の対象になりやすいのは、掲載の前後にある追客や物件資料の作成、契約書類のやり取りといった、仕組みの外側に残る事務です。

契約書類を電子化することに法律上の問題はありますか。

宅地建物取引業法の改正により、重要事項説明書や契約書を電磁的方法で提供することが認められています。ただし相手方の承諾を得る必要があるなど手順が定められているため、どの契約でどこまで電子化できるかは、個別に確認しておくことをおすすめします。

商圏分析にはどのようなデータを使えばよいですか。

出店の判断や提案資料の説得力を高めるためには、対象エリアの人口や世帯数の動向といった基礎データを押さえておくことが役立ちます。物件情報だけでなく、エリアそのものの情報を整理しておくと、オーナーや顧客への説明がしやすくなります。

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。

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