不動産会社の在庫・発注で押さえること
退去後の原状回復・発注が一気に重なる
退去立会いが終わると、クリーニング業者、クロスやフローリングの補修業者、鍵交換業者など複数の発注先に同時に連絡が要ります。入居者の退去日と次の入居希望日の間が短いと、どの発注が済んでいてどれが未発注か分からなくなりやすく、原状回復が遅れて入居日に間に合わない、という事態につながります。
鍵とスペアキーの数が合わなくなる
内見用の鍵、入居者に渡すスペアキー、宅配ボックスや自転車置き場の鍵など、物件ごとに本数も保管場所も異なります。退去のたびに鍵を回収・交換しても台帳に反映し忘れると、いざ内見や引き渡しのときに鍵が足りているはずなのに手元にない、逆に使わなくなった鍵が引き出しに溜まっていく、ということが起こります。
マイソクや販促物の印刷在庫
マイソクやチラシ、のぼりなどの販促物は物件の入れ替わりに合わせて作り直すため、古い在庫を切らしたつもりが実は残っていたり、逆に反響が多い時期に限って印刷が間に合わなかったりします。店舗ごとに発注のタイミングが揃わないと、同じ印刷会社への発注が重複して無駄なコストになることもあります。
繁忙期の発注集中と担当者の属人化
1〜3月の繁忙期は退去・入居が重なり、発注の件数そのものが跳ね上がります。発注の担当が特定の社員に偏っていると、その人が立会いや内見対応で動き回っている間に台帳の更新が後回しになり、在庫の実数と台帳がずれたまま繁忙期の山を迎えることになりがちです。店舗が複数あると、どの店がどこまで発注したのかも見えにくくなります。
在庫・発注のシステムに要る機能
- 物件・部屋ごとに鍵や備品の保管数と保管場所を紐付けて管理できる
- 退去〜入居までのクリーニング・修繕・鍵交換の発注をチェックリストで漏れなく追える
- 発注先ごとの発注履歴と単価を記録し、重複発注や価格のばらつきに気づける
- マイソク・チラシなど印刷物の残数を管理し、少なくなったら発注の目安が分かる
- 共用部の消耗品（電球、消火器点検品など）を建物単位で管理できる
- 発注の承認を誰がいつ行ったか記録できる
- 店舗や担当者が違っても、スマホから在庫数と発注状況を確認・入力できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
レインズやポータルサイトへの物件掲載、反響の受付そのものは、業界の専用ソフトやポータルの仕組みに乗せたままにしておくのが現実的です。在庫・発注の仕組みをそこに無理に統合しようとすると、ポータル側の仕様変更のたびに影響を受けてしまいます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
鍵・備品・資材の在庫数と保管場所の管理、退去〜入居の発注タスクの進捗、発注先ごとの履歴の記録は、自社で持つ仕組みに向いています。物件や店舗の数が増えても、台帳をExcelのまま増やし続けるより、在庫管理の仕組みに移したほうが抜け漏れに気づきやすくなります。
紙・Excelのままでよい部分
発注先の連絡先リストや、年に数回しか動かない消耗品（事務用品など）の管理は、無理にシステム化せずExcelや紙の一覧で十分です。発注の頻度が低いものまで細かく仕組みに載せると、かえって入力の手間が増えてしまいます。
在庫・発注に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、在庫・発注に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| InvenTree | 部品、在庫、BOM、発注、製造を管理できるオープンソース在庫管理システムです。 | MIT | 多言語対応。導入バージョンの日本語翻訳範囲を要確認。 | — |
| GreaterWMS | Ford Asia Pacificの物流プロセスを基盤とした在庫・倉庫管理システムです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| cmms | 施設の設備保守や資産管理を網羅するセルフホスト型のCMMSアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| stock-logistics-warehouse | Odoo向けの倉庫管理システム用アドオンです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| stock-logistics-workflow | Odooをベースとした在庫、ワークフロー、組織管理の統合システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| flectra | CRMやERP、在庫管理などの機能を備えたオープンソースの業務システムです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず鍵・スペアキー・宅配ボックス備品など、欠品が起きると入居者対応に直結するものから台帳を棚卸しする
- 退去立会いから入居までに発生する発注（クリーニング・修繕・鍵交換）を物件単位で一覧にし、発注先と単価を記録する
- マイソクなど印刷物は店舗ごとに発注タイミングがばらつかないよう、残数の確認ルールを決める
- 1〜3月の繁忙期を想定し、発注の承認や台帳更新を特定の担当者だけに頼らない体制にする
- 小規模な管理物件から運用を始め、問題なければ店舗・担当者全体に広げる
不動産会社の在庫・発注、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
物件ごとに鍵の本数や種類がばらばらでも管理できますか
はい。部屋単位で鍵の種類と本数、保管場所を登録する運用にすれば、物件ごとに鍵の数が違っていてもそのまま反映できます。退去・交換のたびに台帳を更新する習慣をつけておけば、実数とのずれも防ぎやすくなります。
繁忙期に発注が集中しても対応できますか
発注の進捗をチェックリストで管理しておけば、担当者が複数いても誰がどこまで手配したかが分かります。1〜3月のように退去・入居が重なる時期ほど、台帳任せにしないことが欠品・過剰在庫を防ぐ助けになります。
クリーニングや鍵交換の業者への発注も記録したほうがいいですか
発注先・単価・納期を記録しておくと、業者ごとの対応状況や価格差に気づきやすくなります。急な退去が重なってクリーニングや鍵交換が立て込んだときにも、どの業者にまだ余裕があるかを判断する材料として役立ちます。
不動産会社の他の業務
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