不動産会社のマニュアル・手順書で押さえること
追客の手順を言葉にする
ポータルサイトやレインズからの反響に、誰がどのタイミングで返信し、次にどう案件化するかの流れは、担当者の感覚に任されがちです。初回返信までの目安の時間や、来店後にどの資料を渡すかを手順として残しておくと、新人が独自の判断で止まってしまう場面が減ります。
物件資料の作成順
マイソクなどの物件資料は、写真の撮り方や図面の確認、権利関係のチェックなど、確認する順番を誤ると後から手直しが発生します。どの項目をどの順で確認するかを手順書にしておくと、担当者が変わっても資料の精度が揃います。
契約事務と宅建士の役割
重要事項説明書や契約書の準備は、宅建士の説明・押印が必要な場面と、事務担当者だけで進められる場面が分かれます。誰がどこまで用意し、どこから宅建士に確認を取るかを手順として示しておくと、確認漏れによる説明不足を防げます。
内見・鍵の受け渡し
内見の案内や鍵の受け渡しは、現場で起きるため手順が口頭伝承になりやすい部分です。鍵の管理方法、案内時の確認ポイント、トラブル時の連絡先などを手順書にしておくと、現場での対応に差が出にくくなります。
マニュアル・手順書のシステムに要る機能
- 手順を売買・賃貸・管理の業務別に分けて整理できる
- 写真や図面付きで手順を説明できる
- 重要事項説明書など契約関連の手順に資格者の確認欄を設けられる
- 更新した手順をスマホで現場から確認できる
- チェックリスト形式で内見・引き渡しの確認に使える
- キーワード検索で該当の手順にすぐ行き着ける
- 版が変わった際に古い手順を見分けられる
- 新人が使って感じた疑問点をコメントで残せる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
物件情報の管理やレインズ・各ポータルサイトへの掲載、反響の受付自体は、不動産業界向けの専用システムに任せるのが実情に合っています。マニュアルで扱うのは、そうしたシステムをどう使うか、どの画面でどの操作をするかという運用面です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
追客の手順、物件資料の作成順、契約事務の進め方といった、自社の判断が入る部分の手順書は、自前で持っておいた方が実情に合わせやすくなります。オープンソースのメモ・ナレッジベースや、社内の問い合わせに答えるチャットボットで蓄積・活用する形が合っています。
紙・Excelのままでよい部分
鍵の受け渡し簿や内見時のチェック欄など、現場でその場で手書きで残す記録は、紙やExcelのままで十分です。システム化を急ぐより、まずは手順を言葉にして残すことを優先した方がよいです。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売しているマニュアル・手順書向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
マニュアル・手順書に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、マニュアル・手順書に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Architect | 会話から実装可能なシステム設計書を作る、ローカルLLM対応の対話型設計スタジオです。 | MIT | 日本語対話と日本語設計書に対応。 | 触れる |
| Kurage Memo | 本文の1行目がそのままタイトルになる、1ファイルPHPのメモ帳です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| AFFiNE | 計画、整理、創造を統合した次世代のナレッジベースです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Memos | 思いついた内容をすばやく記録し、自社で管理できるオープンソースのノート作成アプリです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Joplin | プライバシーを重視し、複数の端末で同期して使えるノート作成アプリです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| SiYuan | 人間とAIエージェントが協調して作業を行う、プライバシー重視のセルフホスト型知識管理ワークスペースです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 閑散期のうちに、反響対応から契約までの一連の流れを担当者ごとに聞き取る
- 物件資料作成や鍵の受け渡しなど、現場での作業も含めて手順を書き出す
- 重要事項説明書や契約書の準備については、宅建士に内容を確認してもらう
- 新人や中途入社の担当者に手順書を使って実際の業務をしてもらい、わかりにくい箇所を直す
- 1〜3月の繁忙期に向けて、内見の重複や鍵の管理といった繁忙期特有の対応を手順に追加する
不動産会社のマニュアル・手順書、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
宅建士でなければ手順書は作れませんか?
事務の流れ自体は事務担当者が書けますが、重要事項説明書や契約書に関わる部分は、どこまでが事務作業でどこから宅建士の説明が必要かを、宅建士に確認しながら書くと実務に合った手順書になります。
売買・賃貸・管理で手順書は分けるべきですか?
反響対応や契約事務の流れが業務ごとに異なるため、分けて作った方が新人も迷いません。電話対応の基本など共通する部分は別にまとめておくと、重複を減らせます。
既存の不動産管理システムの使い方もマニュアルに入れますか?
操作方法そのものはシステム側のヘルプに任せ、社内の手順書には「いつ誰がどの画面を使うか」「入力後に誰がチェックするか」といった運用の部分を書くと役立ちます。
不動産会社の他の業務
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