不動産会社の現場記録・作業報告の集約で押さえること
巡回・点検報告がLINEと紙に分かれている
共用部の清掃確認や設備の定期点検は、担当者ごとにLINEのトーク、手書きの点検表、スマホの写真フォルダと分かれて残っていることが多いです。物件数が増えると、どの物件の報告がどこにあるか分からなくなり、月末にさかのぼって集める手間が発生します。
原状回復・修繕の立会いと写真の管理
退去時の原状回復立会いや修繕工事の進行確認では、工事前後の写真が重要な資料になります。LINEで送られた写真は時間が経つと流れてしまい、どの部屋のいつの写真か分からなくなることがあり、費用の説明や敷金精算の場面で困りやすい部分です。
オーナー向け管理報告書を作るための転記
管理会社では定期的にオーナーへ物件の状況を報告しますが、現場からの日報やLINEのメモを事務所でExcelに打ち直して報告書の形に整えるという作業が発生します。報告の粒度が担当者ごとに違うと、まとめる側がさらに手を加える必要が出てきます。
入居者からの不具合連絡と対応履歴
入居者からの設備不具合の連絡は電話やLINEで入ることが多く、誰がいつ対応し、業者にどう手配したかという履歴が個人のメモに留まりがちです。再発時や退去時の説明で、過去の対応記録を探すのに時間がかかる場面があります。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- スマホから物件ごとに写真つきで現場報告を送れる
- 物件・部屋単位で報告や写真を蓄積して後から探せる
- 巡回担当者ではなく物件側に記録を紐づけて担当交代に対応できる
- 日報の内容からオーナー向け報告書のたたき台を作れる
- 原状回復の工事前後の写真を比較できる形で整理できる
- 入居者からの不具合連絡と対応状況を記録して追跡できる
- 修繕業者とのやりとりや手配の進捗を残せる
- 定期巡回のチェック項目をテンプレート化できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
レインズへの登録やポータルサイトへの物件掲載は、業界の専用システムの機能として確立しており、そちらを本体として使い続けるのが合理的です。追客管理や物件資料、契約書類の作成といった事務部分は、必ずしも専用ソフトでなくても自前の仕組みで回せます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
現場からの日報や巡回記録の集約は、専用の不動産システムの付帯機能に頼らず、自前のシステムで持つと物件ごとの履歴が整理しやすくなります。顧客対応の記録を人ではなく物件や職務に紐づけて管理すれば、担当者の異動や退職の影響を受けにくくなります。
紙・Excelのままでよい部分
滅多に発生しない特殊な現場対応のメモや、オーナーと個別に取り決めた一時的な事項は、無理にシステム化せず紙やExcelのメモで残しておく程度で十分です。頻度が低いものまで型にはめようとすると、逆に手間が増えてしまいます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まずは1つの管理物件か1人の巡回担当者で試し、報告の型を固める
- 入退去が集中する時期を避け、閑散期に切り替え作業を進める
- LINEでの報告と併用しながら、写真と記録の入れ方を担当者に覚えてもらう
- オーナー向け報告書の既存フォーマットに合わせて出力の形を調整する
- 原状回復・修繕の記録から本番運用を始め、巡回報告へ範囲を広げる
不動産会社の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
写真はどこに保存されて、後からどうやって探すのですか
物件や部屋の単位で記録とひもづけて保存するため、物件名や日付で検索すればその時の写真が出てきます。退去時の原状回復や修繕の経過を説明する際に、工事前後の写真を並べて示すこともできます。
レインズやポータルサイトへの掲載業務は変わりますか
変わりません。レインズやポータルサイトへの掲載は専用の不動産システムで行う本体業務として残し、現場記録や作業報告の集約だけを別に整えるという考え方です。両者を無理に一つにまとめる必要はありません。
巡回担当者が変わったら記録はどうなりますか
記録を担当者個人ではなく物件やオーナーに紐づけておけば、担当交代があっても過去の巡回履歴や対応経緯がそのまま引き継がれます。LINEの個人トークに情報が残る形と比べて、引き継ぎの負担を減らせます。
不動産会社の他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 塾・スクール
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