不動産会社の電子契約で押さえること
売買契約の電子化対象
宅地建物取引業法の改正により、重要事項説明書(35条書面)や37条書面も電磁的方法で提供できるようになりました。ただし事業用定期借地権の設定契約のように公正証書を要するものは対象外です。どの書面を電子化できるかを宅建士が整理してから運用に入ることが前提になります。
賃貸借契約・更新契約の件数の多さ
賃貸管理では新規契約だけでなく、毎年の更新契約や定期借家契約の再契約が大量に発生します。入居者ごとに郵送・返送を繰り返すと事務の負担が大きいため、更新時期が近い入居者をまとめて電子契約に乗せる運用が検討しやすい部分です。
オーナーとの管理委託契約
賃貸管理会社では、入居者との契約だけでなくオーナーとの管理委託契約の締結・更新も発生します。オーナーは必ずしも来店できる距離にいないため、郵送でのやり取りが長引きやすく、電子契約で解決しやすい場面のひとつです。
IT重説と電子契約の違い
重要事項説明をテレビ会議等で行うIT重説と、契約書への電子署名である電子契約は別の仕組みです。IT重説で説明を済ませた上で37条書面を電子で送付する、という組み合わせが一般的で、両方の運用を分けて考える必要があります。
電子契約のシステムに要る機能
- 媒介契約書・重要事項説明書・37条書面のテンプレート管理
- 賃貸借契約書・更新契約書・管理委託契約書の電子送付
- 買主・借主・売主・オーナー・仲介会社など複数者への同時送付
- 宅建士による説明済みであることの記録と署名順序の管理
- IT重説(テレビ会議)の実施記録との連携
- 本人確認(本人確認書類の取り込み)
- 宅建業法上必要な期間の契約書保管・検索
- 更新契約の対象入居者一覧からの一括送付
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
レインズへの登録やポータルサイトへの物件掲載は、業界の専用ソフトや各サービスの仕組みに乗せたままにしておくのが現実的です。物件情報の公開と電子契約は別の仕組みとして分けて考えると運用がすっきりします。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
重要事項説明書・37条書面・賃貸借契約書・更新契約書への電子署名そのものは、自前のシステムで持てる部分です。契約書の種類ごとにテンプレートを用意し、署名後の控えを自社で保管できる形にしておくと、物件資料や顧客管理とのつながりも作りやすくなります。
紙・Excelのままでよい部分
契約前の条件交渉のメモや、担当者間の進捗確認は、無理に電子契約の仕組みに含めずExcelや紙のままで構いません。署名が必要な書面だけを電子化の対象に絞ることが運用を複雑にしないコツです。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 売買と賃貸のどちらの契約から電子化するかを決める。賃貸は更新契約の件数が多く効果を実感しやすい
- 宅建士と一緒に、電子化できる書面(重要事項説明書・37条書面・賃貸借契約書等)とできない書面(公正証書が必要なもの)を仕分ける
- IT重説を行う場合は通信環境と本人確認の手順を先に固める
- 引っ越しシーズン前の閑散期に、一部の物件・入居者で試験的に運用する
- 問題がなければ更新契約やオーナーとの管理委託契約にも対象を広げる
不動産会社の電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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契約に関わる書面はすべて電子化できますか
重要事項説明書や37条書面、賃貸借契約書は電磁的方法での提供が認められていますが、事業用定期借地権の設定契約のように公正証書が必要な契約は対象外です。どの書面が対象になるかは宅建士に確認してから進める必要があります。
IT重説を導入していなくても電子契約はできますか
できます。重要事項説明自体は対面で行い、説明済みの重要事項説明書と契約書への署名だけを電子契約で行う進め方も可能です。IT重説と電子契約は別々に導入できる仕組みです。
高齢のオーナーや売主が電子契約に抵抗を示す場合はどうしますか
電子契約への切り替えを一斉に求める必要はなく、紙の契約を希望する相手には従来どおり対応しつつ、希望する相手にだけ電子契約を案内する運用でも構いません。入居者更新契約など件数の多い場面から段階的に広げる会社が多いです。
不動産会社の他の業務
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