ECショップ運営の請求書発行・集金で押さえること
モール経由とBtoB掛け売りで請求書の要・不要が分かれる
モールで注文されたぶんは決済・請求書発行がモールの仕組みに含まれているため、自社で請求書を作る必要はありません。一方、自社EC経由で法人顧客が掛け売りや後払いで注文した場合は、自社で請求書を発行し、支払期日を管理する必要があります。同じ月の売上でも請求書の有無が注文経路によって分かれる点が、月末の整理を複雑にします。
モールごとに違う振込サイクルとの突き合わせ
楽天市場やAmazon、Yahoo!ショッピングなどはそれぞれ売上金の振込日や手数料の差し引き方が異なり、自社の売上台帳と実際の入金額を一件ごとに確認する作業が発生します。自社EC分の請求書発行・集金と、モール分の入金確認を同じ月末に並行して行うため、担当者の手が回らず確認が後回しになりやすくなります。
代引き・後払い決済の回収状況
自社ECで代引きや後払い決済を導入している場合、配送会社からの代引き回収金の入金や、後払い代行会社からの保証対象外となった未回収分の扱いを個別に確認する必要があります。保証の範囲外になった注文は自社で督促することになり、どの注文がその対象かを把握していないと回収漏れにつながります。
法人顧客への督促タイミング
掛け売りで取引する法人顧客には支払期日があり、期日を過ぎた請求書を見落とすと回収が遅れます。モールの売上確認作業に手を取られている月末に、法人顧客ごとの支払状況を個別に確認する時間を確保できないと、督促すべき相手の把握が後回しになります。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 注文データから請求書PDFを自動作成する機能
- 法人顧客ごとの請求書番号・支払期日の管理
- 銀行振込やPayPalなど複数の支払い方法に対応した請求書URLの送付
- モールごとの売上・手数料データと自社の請求データの突合
- 代引き・後払いの未回収注文の一覧管理
- 支払期日を過ぎた請求書への督促メール送信
- 支払い済みの請求書に対する領収書PDFの発行
- 入金消込(請求額と入金額の照合)の記録
どこを何で持つか
モール・決済代行に任せたほうがよい部分
楽天市場やAmazon、Yahoo!ショッピングなどモール経由の注文の決済・請求書発行は、モール側の仕組みに任せて問題ありません。また代引きや後払い決済の回収そのものも配送会社や決済代行会社の仕組みに乗っているため、自社で請求書を別途作る必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
自社EC経由の法人向け掛け売り注文に対する請求書発行、支払い用URLの送付、入金確認後の領収書発行は、自社でシステムを持って管理しやすい部分です。モールの売上データと自社の請求データを並べて確認する台帳としても使えます。
紙・Excelのままでよい部分
掛け売りで取引する法人顧客の数が少ないうちは、支払期日や督促状況をExcelの一覧表で管理しても運用できます。件数が増えて確認漏れが目立ってきた段階で、システム化を検討する形で十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 自社EC経由の注文とモール経由の注文を分け、どちらに請求書発行が必要かを整理する
- 法人顧客との掛け売り条件(支払期日、請求書の送付方法)を決める
- モールの売上金振込スケジュールを把握し、自社の月末入金確認のタイミングと合わせる
- 繁忙期(セール時期など)を避けて請求書発行システムを試験導入する
- 支払期日を過ぎた請求書への督促ルールを決め、運用を固定する
ECショップ運営の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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モール経由の注文にも自社で請求書を発行する必要がありますか
必要ありません。モール経由の注文は決済・請求の仕組みがモール側に用意されているため、自社で請求書を発行するのは主に自社EC経由の法人向け掛け売り注文になります。
後払い決済を導入していれば請求書発行システムは不要ですか
後払い決済代行会社が保証する範囲の注文は自社で請求書を作る必要はありませんが、保証対象外となった注文や法人顧客との掛け売りには、自社での請求書発行・督促が必要になる場合があります。
複数モールの売上金と自社の請求データはどう突き合わせればよいですか
モールごとに振込日と手数料の差し引き方が異なるため、モール別に売上台帳を分けて記録し、実際の入金額と照合する運用にすると確認漏れが減ります。自社EC分の請求書発行とは別の台帳で管理するのが現実的です。
ECショップ運営の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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