ECショップ運営の勤怠管理で押さえること
倉庫とCS・受注担当で分かれる勤務形態
出荷作業を担う倉庫スタッフは決まった時間のシフト制で動きますが、問い合わせ対応や受注処理は在宅勤務や時差勤務を取り入れている事業者が多く、同じ勤怠台帳で一括して管理しづらくなります。勤務形態が違う人たちの記録を別々の方法で取ると、締め日の集計がさらに手間になります。
セール日程に合わせた急なシフト変更
楽天スーパーセールやAmazonのタイムセールなど、モール側の販促日程に合わせて出荷量が急に増えるため、その日だけ出勤者を増やしたり、急な欠勤の穴を埋めたりする場面が多くなります。紙のシフト表では変更の履歴が残りにくく、誰がいつ実際に働いたのかを後から追いにくくなります。
締め日の集計に時間がかかる
タイムカードの打刻と紙のシフト表を見比べながら、パート・アルバイト・契約社員ごとに勤務時間を手で足し合わせる作業は、人数が増えるほど時間がかかります。打刻漏れや記入ミスがあると、締め日の直前に確認のやり取りが発生し、給与計算の着手が遅れがちです。
繁忙期の残業が利益率を左右する
モールの販促期間やセール時期は出荷量に比例して残業も増えやすく、人件費の増減を把握できていないと、売上が伸びた月でも利益率が下がっていることに気づきにくくなります。繁忙期ごとの残業時間をその場で把握できる仕組みがあると、販売計画と人員配置を合わせやすくなります。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 倉庫の出退勤をその場で打刻できる仕組み(タブレット顔認証など)
- シフト表と実際の勤務実績の差分を自動で検出
- 在宅勤務のCS・受注担当の勤怠を倉庫分と同じ画面で管理
- セール日・繁忙期の出勤者数と残業時間をまとめて確認
- パート・アルバイト・契約社員など雇用形態が混在した集計
- 複数拠点(倉庫・自宅・事務所)からの打刻に対応
- 締め日の勤務時間を自動集計してExcel手作業を減らす
- 急なシフト変更や欠勤の履歴を残す
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
給与計算そのものや年末調整、社会保険関連の手続きは、弥生給与やマネーフォワードクラウド給与といった専用の給与計算ソフトに任せたほうが、法令改正への対応も含めて確実です。勤怠の記録はそちら側に取り込める形で残しておくことが大切です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
倉庫とCS・受注担当の出退勤記録、シフト表と実績の差分管理、セール期間の残業集計といった日々の記録は、自社で持つシステムに任せても十分運用できます。打刻データをそのまま給与計算ソフトに渡せる形にしておけば、締め日の手作業を減らせます。
紙・Excelのままでよい部分
シフト希望の聞き取りや、急な欠勤連絡を受けたときの一時的なメモ書きは、紙やExcelのままで十分です。その場でのやり取りまでシステム化する必要はなく、確定したシフトと実際の勤務時間だけを記録に残せば足ります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 倉庫作業とCS・受注対応など、勤務形態ごとに今の勤怠記録の方法を書き出す
- セール期間や年末年始の出荷ピークなど、繁忙期の人員配置パターンを洗い出す
- 倉庫に打刻機器を置き、在宅勤務のCS・受注担当はオンラインで打刻できるようにする
- 1回の締め日サイクルを試しに運用し、シフト表との差分や残業集計のズレを確認する
- 給与計算ソフトに渡すデータの形式を確認し、問題がなければ本番運用に切り替える
ECショップ運営の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
在宅勤務のCS担当の勤怠はどう記録すればいいですか。
倉庫の打刻とは別に、オンラインで出退勤を記録できる仕組みを使えば、同じ台帳の中でまとめて確認できます。倉庫とCS担当の勤務時間を別の方法で管理すると、締め日に二重の作業が発生しやすくなります。
セール期間だけ来るパートの勤怠もまとめて管理できますか。
雇用形態が違っても、同じ仕組みで出退勤を記録できれば、締め日の集計は一本化できます。短期間だけ働くパートの記録が別の紙やExcelに分かれていると、集計のときに見落としが起きやすくなります。
倉庫とは別の場所にある事務所の勤怠も一緒に管理できますか。
拠点ごとに打刻の方法を分けても、記録先を一つにまとめておけば、締め日にはすべての拠点分をまとめて確認できます。拠点が増えるほど、台帳を一本化しておく効果が大きくなります。
ECショップ運営の他の業務
他の業種で勤怠管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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