ECショップ運営システム｜モール併売の事務を一元化する

事務で時間を取られている所

同じ商品の在庫数を自社ECとモールごとに管理し、売れるたびに手動で反映する作業は負担が大きく、タイムラグによる売り越しも起きやすい事務です。加えて、注文・返品・キャンセルの問い合わせがモールのメッセージ機能、自社サイトのメール、電話と窓口ごとに分かれて届くため、同じ担当者が複数画面を行き来して対応している、という話をよく伺います。繁忙期はこの往復作業だけで一日が終わってしまいます。

業界の専用ソフトが担う所と、その外側に残る事務

ネクストエンジンやクロスモール、GoQSystemといった受注・在庫一元化ソフトは、複数モールの注文取り込みと在庫連動を自動化してくれます。ただし、顧客ごとの購入履歴や問い合わせ履歴を横断して見る顧客管理、BtoB取引先への請求書発行、社内での在庫判断や欠品連絡の共有、梱包・発送手順の文書化や新人への引き継ぎは、専用ソフトの範囲外として残るのが実情です。

制度・決まりで気をつける所

通信販売には特定商取引法に基づく表記が必要で、事業者名・住所・返品条件などをサイトとモール店舗の両方に正しく掲載し続ける必要があります。誇大な表示は景品表示法の対象になるため、セール表記やレビューの扱いにも注意が求められます。インボイス制度に対応した請求書・領収書の発行、個人情報保護法に基づく顧客情報の取り扱いも、EC事業の事務として日常的に関わる部分です。

どの業務から手を付けるとよいか

まずは受注と在庫の情報を一箇所に集約し、モールごとの画面を行き来しなくても状況が分かる状態を作ることが土台になります。そのうえで、問い合わせ対応の履歴と顧客管理を結びつけ、誰が対応しても同じ案内ができるようにする。請求書発行や社内の情報共有、引き継ぎの文書化は、受注・在庫・問い合わせの流れが落ち着いてから着手する順番が、無理なく進めやすいです。

ECショップ運営の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 在庫・発注在庫はExcel台帳で、欠品と過剰在庫が同時に起きる 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

よくあるご質問

モールと自社ECで在庫がずれてしまいます。どこから整理すればよいですか。

在庫一元化ソフトを導入している場合でも、セット商品や予約販売など連動しにくい商品が手作業のまま残っているケースをよく見かけます。まずどの商品が自動連動の対象外になっているかを棚卸しし、例外処理のルールを社内で文書化するところから始めると整理しやすくなります。

モールのメッセージ機能と自社サイトの問い合わせ、両方を見るのが大変です。

窓口を無理に一本化しなくても、問い合わせ内容と対応履歴を顧客単位で記録する仕組みがあれば、担当者が変わっても経緯を追えるようになります。窓口が複数あること自体より、履歴が各担当者の記憶やメール箱に散らばっている状態の方が、引き継ぎ時の負担につながりやすいです。

担当者が辞めると、モールごとの運用ルールが分からなくなります。

出品設定や梱包資材の選び方、モールごとのキャンペーン対応など、担当者の頭の中にしかないルールが多い業務です。頻度の高い作業から手順書に起こし、判断に迷う場面の対応方針もあわせて書き残しておくと、引き継ぎの負担を減らせます。

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。

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