ECショップ運営の社内の情報共有で押さえること
モールごとの告知が別経路で流れる
楽天のスーパーセールやAmazonのタイムセール、クーポン発行の告知はモールごとに担当が分かれていることが多く、口頭やLINEで伝えたつもりでも、他のモールの担当者や発送スタッフに届いていないことがあります。価格変更やキャンペーン設定の連絡が漏れると、セール中に表示価格が誤ったままになることもあります。
在庫切れ・入荷遅延の共有が遅れる
ある販路で在庫切れが判明しても、別の販路では在庫ありのまま表示され続け、受注後にキャンセル連絡を入れる事態が起こります。入荷遅延の情報が倉庫担当から事務所に届くまでに時間差があると、同じ説明を複数の担当者がそれぞれ顧客に行うことにもなります。
クレーム対応の引き継ぎが担当者止まりになる
返品やクレームの経緯を対応した担当者だけが把握していると、休みや交代のタイミングで同じ顧客に再度同じ質問をしてしまい、顧客の印象を損ないます。口頭やその場限りのメモでは、次の対応者が状況を追えません。
情報共有の質がそのまま利益率に影響する
モールは販路として残しつつ、在庫・受注・問い合わせを一元的に把握できているかどうかが、無駄な手数やキャンセル対応の発生を左右します。誰が何を把握しているかが揃っている店舗ほど、顧客対応の質を保ちながら運営できます。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- モール別(自社EC/楽天/Amazon/Yahoo!等)に分けて連絡を掲示できる
- 既読・未読が分かり、見ていない担当者に気づける
- 在庫切れ・入荷遅延など緊急の連絡を目立たせて表示できる
- スマホから確認でき、倉庫や発送作業中でも見られる
- セールやキャンペーンの予定をカレンダーで共有できる
- 特定の担当者宛にメンションで通知できる
- クーポン画像や販促素材などのファイルを添付して共有できる
- 過去の連絡を検索して経緯を追える
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
各モールの受注管理・在庫連携・出荷指示は、ネクストエンジンなどのEC一元管理ツールやモールの管理画面に任せるのが確実です。受注データそのものの同期や価格の自動反映まで社内の情報共有ツールで代用しようとすると無理が出ます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
「このセールは誰が設定したか」「この在庫切れは共有済みか」といった社内の連絡と既読管理は、グループウェアの掲示板機能で持つことができます。モール別にカテゴリを分けておけば、担当以外の人も必要な連絡だけを追えます。
紙・Excelのままでよい部分
当日の作業順や一時的な当番表のような、その場で確認して終わる軽いメモは、紙やExcelのままで十分です。残す必要がある連絡と、その場限りの確認を分けることが大切です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現在の連絡経路(口頭・LINE・ホワイトボード)を一度書き出し、どの連絡がどこに流れているか確認します
- モールごと・用途ごと(セール告知、欠品連絡、クレーム引き継ぎ等)に掲示板のカテゴリを決めます
- 大型セールや繁忙期の前に試験的に運用し、既読が追えているか確認します
- 重要な連絡には既読確認を必須とするルールを決め、担当者間で徹底します
- セール後に運用を見直し、カテゴリ分けや通知のタイミングを調整します
ECショップ運営の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
LINEグループでの連絡で十分ではありませんか。
日常のやり取りには向きますが、過去の連絡を後から探しにくく、誰が見たか分からない点が課題です。在庫切れやクレームの引き継ぎのように、後から確認する必要がある連絡は、既読が分かる掲示板で残すほうが安心です。
モールごとに担当者が違う場合はどう運用すればよいですか。
モール別にカテゴリを分けておき、自分の担当モールに関わる連絡は必ず確認するルールにします。価格変更やキャンペーンのように複数モールに影響する連絡は、全体に共有するカテゴリを別に用意すると漏れを防げます。
既読を強制することはできますか。
システム上で既読者を表示することはできますが、確認を強制する仕組みそのものよりも、見ていない人がいれば分かる状態にして声をかけ合う運用のほうが、小規模な店舗では定着しやすいです。
ECショップ運営の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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