動物病院の勤怠管理で押さえること
診療時間帯で区切られる交代制
午前診・午後診・手術・往診といった診療の区切りに合わせてスタッフが入れ替わる業種なので、シフトは1日の中で複数回切り替わります。紙のシフト表では誰がどの時間帯を担当したかが後から分かりにくく、打刻も区切りごとに記録しないと実際の勤務時間と食い違いやすくなります。
手術・急患対応による残業の記録
手術が予定より長引いたり、診療時間後に急患が運び込まれたりすると、決めていた退勤時刻を過ぎてから実際に帰ることになります。タイムカードの打刻だけでは、その残業がどの診療に紐づくものかが分からず、締め日に本人の記憶を頼りに確認し直す作業が発生します。
職種・雇用形態が混在する給与計算
常勤の獣医師、応援に入る非常勤の獣医師、パートの動物看護師、アルバイトの受付事務など、同じ病院内で雇用形態と時給・給与の計算方法が異なるスタッフが同時に働いています。紙とタイムカードを突き合わせて一人ずつ集計方法を変えながら計算するため、締め日の作業に時間がかかります。
休診日が少なく振替・調整が多いシフト
動物病院は祝日も診療することが多く、休診日自体が少ない上に、スタッフの休みは交代で振り替える形になりがちです。誰がいつ休みを取り、いつ出勤に振り替えたかを紙のシフト表だけで追うと、締め日に休日出勤や振替休日の扱いを一件ずつ確認する手間が生まれます。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 午前診・午後診・手術・往診など時間帯ごとの交代勤務を記録できる
- 獣医師・動物看護師・受付・トリマーなど職種別に時給や給与区分を分けて集計できる
- 手術や急患対応による退勤時刻のずれを打刻時にそのまま反映できる
- 休日出勤・振替休日の記録と対応関係の集計ができる
- 非常勤・応援勤務のスタッフも同じ画面で勤務時間を管理できる
- 診療中で手が離せる場面でも打刻しやすい顔認証などの方式に対応する
- 締め日に職種別・個人別の勤務時間と残業を自動で集計できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
予約管理やカルテのソフトに、担当スタッフの出勤予定を表示する機能が付いている場合は、そのまま使うのが簡単です。診療の予約枠と担当者の割り当てを別のシステムで二重に管理すると、予定変更のたびに両方を直す手間が増えます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
誰が何時に出勤・退勤したか、休日出勤や振替をどう扱ったかという記録と、職種・雇用形態別の集計は、病院の運用に合わせて持てる部分です。顔認証などで打刻し、締め日に自動で集計できる仕組みにすれば、タイムカードと紙のシフト表を見比べる作業がなくなります。
紙・Excelのままでよい部分
誰がいつ有給休暇を取りたいか、長期休診を挟んでシフトをどう組むかといった事前の調整は、紙やExcelで話し合いながら決めても差し支えありません。決まった勤務の記録と締め日の集計だけをシステム側に移すことで、十分に負担が減ります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 現在のシフト表とタイムカードを1か月分並べて、どの時間帯・どの職種で集計に時間がかかっているかを確認します。
- 午前診・午後診・手術・往診など診療の区切りに合わせた打刻の単位を決め、常勤・非常勤・パート・アルバイトそれぞれの集計方法を整理します。
- 診療中でも手が離せるスタッフが打刻できる方式（顔認証など）を選び、受付や処置室の近くなど実際に打刻しやすい場所に設置します。
- 1〜2か月、紙のシフト表と並行運用して、手術の長引きや急患対応による残業が正しく記録されるかを確認します。
- 問題がなければ紙のシフト表を打刻記録だけに一本化し、締め日の集計をシステムから出すようにします。
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初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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非常勤で応援に来る獣医師の勤務時間も同じシステムで管理できますか
同じシステムに登録しておけば、常勤スタッフと同じ画面で出退勤を記録できます。勤務日が不定期な場合でも、来院した日だけ打刻すれば締め日の集計に反映されます。
手術が長引いて予定していた退勤時刻を過ぎた場合、どう記録すればよいですか
実際に退勤した時刻をそのまま打刻すれば、予定時刻との差が残業として記録に残ります。何の対応で延びたかを別途メモしておくと、締め日の確認がしやすくなります。
休診日の祝日診療や振替休日はどう扱えばよいですか
出勤した日はそのまま打刻し、代わりに休んだ日を振替休日として記録しておけば、締め日に出勤日数と休日の対応関係を確認できます。紙のシフト表と二重に管理する必要はありません。
動物病院の他の業務
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