動物病院の予約・受付で押さえること
電話での聞き取り項目が多い
予約を受ける際には、犬種・猫種やエキゾチック動物の種類、症状、体重、ワクチン接種歴、過去の手術歴などを一度に聞き取る必要があります。飼い主がすぐに答えられない項目もあり、確認のやり取りが長くなるほど他の電話が取れず、受付業務が滞りがちです。
ダブルブッキングと急患の割り込み
紙の予約台帳や口頭確認だけでは、同じ時間帯に複数の予約を入れてしまうことがあります。さらに急患が運ばれてくると、既存の予約枠をずらす判断を受付と獣医師の間で即座に行う必要があり、聞き取りと調整が同時に発生します。
エキゾチック対応できる獣医師の調整
鳥類や爬虫類、小動物などエキゾチック動物の診察は対応できる獣医師が限られることが多く、出勤日や診察可能な曜日を踏まえて予約を受ける必要があります。犬猫の予約枠とは別枠で管理しないと、対応できない日に予約が入ってしまう恐れがあります。
繁忙期の予約集中とキャンセル連絡
狂犬病予防接種やフィラリア予防の時期には予約が集中し、通常より枠を増やしたり時間帯を細かく分けたりする調整が必要になります。変更やキャンセルの連絡も増えるため、飼い主への再連絡や枠の空き直しに手間がかかります。
予約・受付のシステムに要る機能
- 診察種別（初診・再診・ワクチン接種・手術・往診）ごとの予約枠設定
- 獣医師・診察室ごとの空き枠管理と二重登録を防ぐ排他制御
- カルテ番号・飼い主情報と紐づけた予約内容の表示
- エキゾチック対応可能な獣医師の出勤日を踏まえた予約制限
- 予防接種シーズンなど繁忙期に合わせた時間帯別の枠数調整
- 急患受け入れ用に一定数の空き枠を確保する設定
- キャンセル・変更の履歴記録
- 前日リマインド連絡用の予約一覧の出力
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
カルテ記録や診療明細、院内処方の管理と予約が一体になった動物病院向けの専用システムが広く使われています。診療内容の記録や会計処理まで含めて運用したい場合は、こうした専用ソフトに任せるほうが安定します。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
予約枠の管理とダブルブッキング防止の仕組みだけであれば、オープンソースの予約システムや買い切り型のシステムで十分対応できます。カルテ機能までは求めず、電話受付での空き確認と予約登録を確実に行いたい場合に向いています。
紙・Excelのままでよい部分
当日の受付票や待合室での呼び出し順の管理、診察室への案内メモなどは、現場で手早く扱える紙のままで問題ありません。予約の確定作業と当日の現場運用は分けて考えるとよいでしょう。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 診察種別ごとの標準的な所要時間を整理する（ワクチン接種は短時間、手術は長時間など）
- 獣医師ごとの出勤日と対応可能な動物種（犬猫・エキゾチック）を登録する
- 予防接種シーズンなど繁忙期の枠数調整ルールをあらかじめ決めておく
- 電話受付と並行して一定期間試験運用し、聞き取り内容の抜け漏れを確認する
- 既存のカルテシステムがある場合は、カルテ番号での紐づけ方法を決めておく
動物病院の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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急患が来たら予約枠はどう調整すればよいですか。
あらかじめ急患用の空き枠を一定数確保しておくと、既存の予約を大きく動かさずに対応できます。空き枠がない場合は、受付時点で獣医師に確認しながら該当する予約の時間をずらす運用になります。
エキゾチック対応の獣医師が不在の日に予約が入ってしまうことを防げますか。
獣医師ごとの出勤日と対応可能な動物種を登録しておけば、不在日にはエキゾチック動物の予約枠自体を表示しない、または受付不可として扱う設定が可能です。
既存のカルテシステムと予約システムを連携させる必要がありますか。
カルテ機能まで含めた専用ソフトを使っている場合は、予約機能もそのまま使うほうが手間が少ないです。カルテは別管理で予約枠の調整だけ別システムにしたい場合は、カルテ番号で紐づけて確認できる形にしておくと運用しやすくなります。
動物病院の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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