電気工事店の請求書発行・集金で押さえること
現場ごとに請求がばらける
同じ元請けでも現場が複数あると、請求書は現場単位・工事単位で分けて発行することになります。工事番号や現場名で請求書を管理していないと、どの請求がどの現場分かが後から分かりにくくなり、月末の突発作業が重なると発行自体が後回しになります。
元請けへの請求と検収のタイミング
元請けの検収や確認が終わらないと請求書を出せないことが多く、完工から請求までに間が空きます。検収待ちの現場と請求済みの現場が混在する時期は、請求書を出し忘れた現場がないか事務所側で確認する手間が増えます。
図面・報告書が請求の根拠になる
請求額の根拠として、完工報告書や施工後の写真、図面を元請けに求められる場面があります。請求書だけを単独で管理していると、問い合わせがあったときに該当現場の資料を探し直す作業が発生します。
支払い方法と入金確認のばらつき
元請けによって銀行振込・手形・掛け払いなど支払い方法が異なり、入金サイトも現場や取引先ごとに違います。請求書発行時の記録と実際の入金を照らし合わせる作業が、現場ごとに条件が異なるぶん煩雑になります。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 現場（工事）ごとに請求書を作成・発行できる
- 工事番号や現場名と請求書を紐づけて管理できる
- 元請け・発注者ごとに請求先情報をまとめて登録できる
- 完工報告書や図面などの資料を請求書に添付できる
- 入金予定日と実際の入金日を並べて確認できる
- 振込・手形・掛け払いなど支払い方法ごとに記録できる
- 未入金の請求書だけを一覧で絞り込める
- 請求書をPDFで発行し、メールで送付できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
見積作成や工事台帳、原価管理、資材の発注管理といった工事そのものの進行に関わる部分は、電気工事業向けの専用ソフトのほうが現場の実情に合っています。請求書発行・集金の仕組みとは別に考えるのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
請求書のPDF発行、元請けへの送付、入金確認、未入金の洗い出しといった請求書発行・集金そのものの作業は、オープンソースや買い切りのシステムに置き換えやすい部分です。現場名や工事番号と請求書を結びつけて管理したい場合に向いています。
紙・Excelのままでよい部分
請求額について元請けの現場担当者と電話や口頭でやり取りした内容のメモ、値引きの交渉経緯などは、請求書そのものとは別に手元のExcelや紙でその都度残しておく程度で足ります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現在、現場ごとの請求書と入金状況をどこで管理しているか（Excel、紙、担当者の記憶）を事務所内で洗い出します
- 繁忙期に請求発行が集中する現場数や、元請けごとの支払い方法の違いを整理します
- 現場名・工事番号を軸に請求書を管理できる仕組みを選び、まず一つの元請け分だけで試します
- 完工報告書や図面を請求書と一緒に残す運用を決め、現場担当者と事務所で資料の受け渡し方法をすり合わせます
- 月末の請求発行と入金確認の作業を、現場担当者からの完工連絡を起点に動かせるよう手順化します
電気工事店の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
元請けの支払いサイトが長く、現場ごとに違う場合はどう管理すればよいですか
請求書を発行した時点で現場ごとの入金予定日を記録しておき、未入金の一覧で現場名や元請け名で絞り込めるようにしておくと、サイトの長さが違っても見落としに気づきやすくなります。
手形で受け取る現場と振込の現場が混在していますが、同じ仕組みで管理できますか
支払い方法を請求書ごとに記録できる仕組みであれば、手形と振込が混在していても一覧上で区別して管理できます。手形の期日管理は入金確認の記録と合わせて行うのが実務的です。
完工報告書や写真は請求書発行の仕組みに一緒に置くべきですか
請求書の根拠として参照できる程度に紐づけておくと、元請けからの問い合わせに対応しやすくなります。報告書そのものの作成・蓄積は別の仕組みで行い、請求書側には関連資料として添付する形が扱いやすいです。
電気工事店の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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