電気工事店の社内の情報共有で押さえること
元請けからの変更指示が埋もれる
電気工事では着工後に配線ルートや機器の仕様が元請けの都合で変わることが珍しくありません。変更の連絡が電話口頭で伝わったり、LINEのグループトークに流れたまま埋もれたりすると、現場の職人が古い図面のまま作業を進めてしまう恐れがあります。誰が最新の指示を確認したかが分からないことも悩みの種です。
現場写真と図面がスマホや紙に散らばる
配線前・配線後の写真や完了報告用の写真は、各職人のスマホに個別に保存されることが多く、事務所でまとめて見られる状態になっていません。図面も現場に紙で持ち出したまま更新版が反映されず、どの現場にどの写真や図面が紐づくのかが探しにくくなります。
掲示板と口頭連絡の二重管理
事務所の掲示板に貼った連絡事項と、朝礼での口頭伝達、LINEでの個別連絡が同時に走ると、現場に出ている職人や休みだった職人に情報が届かないことがあります。誰が見た・見ていないかを後から確認する手段がなく、同じ内容を何度も伝え直す手間が発生します。
報告書の提出と確認が後回しになる
日々の作業報告書や完了報告書は現場から戻ってから書くことが多く、元請けへの提出が遅れがちです。事務所側も誰の報告書がまだ届いていないかを把握しづらく、月末にまとめて催促するような運用になりやすいです。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 現場ごとに写真・図面・報告書をまとめて紐づけられる
- 元請けからの変更指示を記録として残し、確認済みかどうかが分かる
- 現場に出ている職人にも通知が届き、未読が分かる
- 図面の最新版だけを表示し、古い版と混ざらない
- スマホから現場写真をその場で登録できる
- 日報・完了報告書の提出状況を一覧で確認できる
- 掲示板代わりに使える共有掲示機能
- 職人ごとの資格・担当現場を紐づけて管理できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
電気工事の施工管理や原価管理、CAD図面の作成といった専門性の高い部分は、業界向けの専用ソフトに任せるのが現実的です。図面そのものの編集機能や詳細な原価計算までを自社のシステムで抱え込む必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
現場写真・図面・報告書を現場ごとにまとめて共有し、元請けとのやり取りの履行を記録として残す仕組みは、自社で持つ価値があります。誰が連絡を見たか、どの報告書がまだ提出されていないかが分かるだけでも、口頭・LINE・掲示板の分散は大きく減らせます。
紙・Excelのままでよい部分
社内の簡単な備品管理や、月に数回程度しか使わない連絡事項の控えなどは、紙やExcelのままで十分です。すべてをシステム化しようとせず、頻繁に食い違いが起きる部分だけを切り替えるのが現実的です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まずは元請けとのやり取りと現場写真・図面の共有だけに絞って、今の連絡手段(口頭・LINE・掲示板)のどこで情報が止まっているかを洗い出します。
- 現場に出る職人と事務所に残る人の両方がスマホから使える形で、写真・図面・報告書を登録できる仕組みを選びます。
- 繁忙期は複数現場を同時に動かすことが多いため、現場ごとに情報が混ざらないように、最初は1〜2現場で試験的に運用してみます。
- 朝礼や終礼のタイミングで新しい連絡事項を必ず登録する、という運用ルールを決めて職人全員に伝えます。
- 運用が定着したら、掲示板や個人LINEでの連絡を段階的に減らし、システム上の連絡を正式な連絡手段として位置づけます。
電気工事店の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
職人は年配の方も多く、スマホ操作に不安がありますが大丈夫でしょうか。
写真を撮って登録する、通知を確認するといった操作だけに絞れば、普段のLINE操作とそれほど変わりません。最初は事務所側で代理登録しながら、少しずつ慣れてもらう進め方がよく選ばれています。
元請けごとに連絡方法が違うのですが、まとめて管理できますか。
元請けとの直接のやり取り自体は電話やメールのままでも構いません。社内側では、どの元請けのどの現場について誰が確認したかを記録しておくだけで、情報が埋もれることを防ぎやすくなります。
現場写真や図面のデータ量が多くても問題ありませんか。
現場ごとに写真や図面を整理して保存する仕組みであれば、現場数が増えても探しやすい状態を保てます。保存容量については、自社のサーバーやストレージの容量に応じて運用することになります。
電気工事店の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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