電気工事店のシステム｜写真・図面・報告書の管理を整える

現場写真・図面・報告書の整理に追われる

電気工事店の事務は、現場ごとに発生する写真・図面・工事完了報告書の整理に多くの時間がかかります。元請けから指定された書式や提出タイミングが現場・工事種別(電気・空調・通信)ごとに異なるため、手元の資料を突き合わせて作り直す作業が発生しやすく、担当者一人の経験に頼った進め方になっている事務所も伺います。

専用ソフトが担う所と、その外側に残る事務

施工管理アプリや原価管理ソフトは、工程管理や写真整理、見積・請求の一部をカバーします。ただし元請けとのやり取りに使う書式は現場ごとに異なることが多く、専用ソフトの外で作成した資料をメールやFAXでやり取りする工程が残りがちです。この外側の事務が、担当者の手作業として積み重なっていきます。

制度・決まりで気をつける所

電気工事業を営むには、電気工事業の業務の適正化に関する法律に基づく登録電気工事業者としての登録と、電気工事士法に基づく資格者の現場配置が必要です。建設業は2024年4月から時間外労働の上限規制の対象となっており、現場の稼働記録や勤怠の管理も合わせて見直す事業者が増えています。

どの業務から手を付けるとよいか

まず現場記録・作業報告の集約から見直す事業者が多く伺われます。写真・図面・報告書が整理された状態になると、請求書発行や元請けへの提出資料の作成もスムーズになり、顧客管理や案件・工程管理など他の事務の見直しにもつながりやすくなります。

電気工事店の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

よくあるご質問

電気・空調・通信を一度に扱う会社でも、事務の仕組みは一つにまとめられますか。

工事種別ごとに書式や資格者が異なっても、現場記録や顧客・案件の情報を一つの仕組みで管理することは可能です。写真・図面・報告書の保存場所を工事種別に関わらず揃えておくと、後から探しやすくなります。

元請けごとに異なる提出書式への対応は、どう省力化できますか。

提出書式そのものを統一することは難しいため、社内で作成するもと資料(写真・報告書・図面)を整理しておき、元請けの書式に合わせて最終的に当てはめる形が現実的です。もと資料が整っていると当てはめ作業の負担が減ります。

登録電気工事業者の登録や資格者の配置は、事務システムとどう関係しますか。

登録や資格そのものは制度上の手続きですが、どの現場にどの資格者を配置したかという記録は、案件・工程管理や現場記録の仕組みと合わせて管理しておくと、後から確認が必要になった際に探しやすくなります。

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。

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