電気工事店の予約・受付で押さえること
電話一本で聞き取る現場情報
依頼の電話では、お客様の名前や連絡先だけでなく、現場の住所、建物の種類（戸建・マンション・店舗・工場）、故障の症状、既存の設備の型番などをその場で聞き取ります。聞き漏れがあると、現場に着いてから部材が足りない、図面と違う配線になっているといった事態になり、再訪問が必要になります。
職人・車両・資格者の空き確認
電気工事士の資格を持つ人、高所作業車や工具を積んだ車両、点検機材など、人と道具の両方の空きを同時に確認しないと予約が成立しません。資格者が限られている会社では、誰がどの現場に向かっているかを把握しながら、次の予約を受けるかどうかを判断する必要があります。
緊急対応と通常予約の混在
漏電や停電、空調の故障といった緊急の依頼は、既に入っている点検や工事の予約に割り込む形で発生します。どの予約を後ろにずらせるか、どの現場なら他の担当者で代替できるかを電話を受けながら同時に判断するため、聞き取りと調整が一度に重なります。
元請けからの急な現場追加
ゼネコンや工務店など元請けからの電話で、翌日や当日に現場が追加されることがあります。既存の予約枠と重ならないかをすぐに確認し、場合によっては既に決まっている一般のお客様の予約を調整しなければならない場面もあります。
予約・受付のシステムに要る機能
- 電話で聞き取った住所・症状・希望日時を入力する受付フォーム
- 電気工事士などの資格者ごとの空き状況をカレンダーで表示
- 車両・工具・点検機材の予約状況を人と合わせて確認できる
- 同じ職人・車両に重複して予約を入れられない排他制御
- 緊急対応枠と通常の点検・工事予約枠を分けて管理
- 元請け・一般のお客様など依頼元の種別を記録
- 現場までの移動時間を考慮した予約間隔の設定
- 予約確定後にSMSやメールで訪問日時を自動通知
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
大手の家電メーカーやハウスメーカーの修理窓口、電力会社系の指定業者として受付を行っている場合は、指定の受付システムやコールセンターの運用ルールに従う必要があります。こうした取り決めがある依頼ルートについては、自社で予約の仕組みを作り変えるより、既存の仕組みに合わせたほうが現場の混乱が少なくて済みます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
一般のお客様や元請けからの電話を受けて、自社の職人・車両の空きを確認しながら予約を確定する部分は、自社で持つ仕組みにしやすい範囲です。ダブルブッキングを防ぐ排他制御や、資格者・車両ごとのカレンダー表示は、業種に合わせて設定すれば日々の受付業務に組み込めます。
紙・Excelのままでよい部分
電話中にとりあえずメモするホワイトボードや手元の紙は、聞き取った内容を予約システムに入力するまでの一時的な控えとして残しておいても構いません。夏場のエアコン故障が増える、年末は点検依頼が集中するといった大まかな繁忙期の見通しも、感覚的なメモで十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず、電話で聞き取る項目（住所・建物の種類・症状・希望日時）を決め、受付フォームに入力する流れにまとめる。
- 電気工事士の資格を持つ人や車両・点検機材ごとに、空き状況を登録できるようカレンダーを整える。
- 緊急対応用の予約枠を別に用意し、通常の点検・工事予約と混ざらないようにする。
- 元請けからの依頼と一般のお客様からの依頼を分けて記録できるようにし、どちらからの予約か一目で分かるようにする。
- 夏場のエアコン故障や年末の点検依頼が集中する時期を見越して、事前に空き枠の確認方法を職人・事務所の間で揉んでおく。
電気工事店の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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元請けからの依頼と一般のお客様からの依頼を同じ予約表で管理できますか。
依頼元の種別を記録できる仕組みにしておけば、同じ予約表の中で一緒に管理しても問題ありません。元請けの現場は優先度が高いことが多いため、種別を分けておくと、調整が必要なときにどちらを動かすか判断しやすくなります。
夜間や休日の緊急対応の予約はどう扱えばいいですか。
緊急対応専用の予約枠を通常の点検・工事予約とは別に用意しておくと、電話を受けた時点でどの枠に入れるかを迷わず判断できます。対応できる職人が限られる時間帯は、その枠だけ空き状況を分けて見られるようにしておくと安心です。
複数の電気工事士や車両のスケジュールをまとめて見られますか。
資格者や車両ごとに予約枠を持たせて一覧のカレンダーで表示できる仕組みにしておけば、誰がどの現場に向かっているか、どの車両が空いているかをまとめて確認できます。電話を受けながらでも、その場で空きを判断しやすくなります。
電気工事店の他の業務
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