クリーニング店の社内の情報共有で押さえること
受付で聞いた特殊な指示が工場に届かない
受付でお客様から直接聞いたシミ抜きの希望や「このボタンは外さないでほしい」といった注意点は、口頭でのメモや付箋で済ませてしまうことが多く、仕上げを担当する工場のスタッフまで正確に伝わらないことがあります。忙しい時間帯に受付担当が交代すると、申し送りそのものが途切れてしまうこともあります。
集配ルートの変更やお休みの連絡が現場に回らない
祝日の集配休止や、担当者の急な欠勤によるルート変更は、ドライバーに直接電話したつもりでも、別のドライバーや店頭の受付には伝わっていないことがあります。LINEで送った連絡が既読になっているかどうかも確認しづらく、同じ内容を何度も聞かれることになります。
工場と店舗が離れている場合の仕上がり連絡
工場で仕上げが遅れそうなときや、シミが完全に落ちなかったときの報告は、電話や口頭で店舗に伝わりますが、記録として残らないため、後日お客様から問い合わせがあったときに経緯を追いにくくなります。店舗が複数ある場合は、どの店に伝えたかが分からなくなることもあります。
掲示板・LINE・口頭の三重管理で見落としが生まれる
店頭の手書き掲示板、スタッフ間のLINEグループ、口頭での申し送りが並行して使われていると、どれかを見ていないスタッフが必ず出てきます。パート・アルバイトの出入りが多い職場では、新しく入った人に過去の連絡をどこまで共有すべきかも分かりにくくなります。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 受付・工場・集配など担当別にやり取りを分けられるトーク機能
- シミや破損箇所の写真を添付して共有できる機能
- 休業日・ルート変更の一斉連絡と既読確認
- 預かり品ごとの注意事項を記録として残せる機能
- 集配中でもスマホで確認・返信できる機能
- 過去の連絡を後から検索できる機能
- パート・アルバイトの入れ替わりに対応したアクセス権限設定
- 店舗・工場間での仕上がり状況の共有機能
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
クリーニング業界向けの受付・会員管理システムには、預かり品の管理と伝票発行の機能が中心に組み込まれており、社内の連絡機能まで備えているものは多くありません。受付と工場、集配をまたぐ日々のやり取りについては、業界専用ソフトに頼るのではなく、汎用のビジネスチャットやグループウェアで整えるほうが、使い勝手も費用の面でも現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
担当別のトーク分けや既読確認、写真添付といった機能は、チャットやグループウェアのオープンソース、あるいは買い切り型のシステムで十分にまかなえます。サーバーに社内の情報を残せる形にしておくと、スタッフが入れ替わっても過去の連絡を追いかけられます。
紙・Excelのままでよい部分
お客様一人ひとりへのその場限りの申し送りや、当日だけの細かいメモ書きは、これまでどおり付箋や手書きのノートで対応しても問題ありません。システム化すべきは、複数人に伝わらないと困る連絡と、後から見返す必要がある記録に絞るとよいでしょう。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず、受付・工場・集配それぞれで『これが伝わらないと困る』連絡を書き出してみます。繁忙期にクレームにつながった連絡の行き違いを振り返ると、優先して整えるべき項目が見えてきます。
- 衣替えの時期など混み合う季節を避けて、落ち着いている時期に試験的に導入します。パートやアルバイトを含めた全員が同じ画面を見られるように、スマホでの使い方を一度確認しておきます。
- 最初は休業日・ルート変更の一斉連絡と、シミ抜きなど特殊な指示の共有の二つだけに絞って運用を始めます。欲張って多くの機能を一度に使い始めると、結局LINEに戻ってしまいがちです。
- 集配ドライバーが車内や外出先でも確認できるか、電波の弱い場所でも問題なく使えるかを実際に試しておきます。
- 数週間使ってみて、口頭やLINEでのやり取りがどれだけ減ったかを確認し、必要であれば担当別のトークの分け方を見直します。
クリーニング店の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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パートやアルバイトが多く、入れ替わりが早いのですが、連絡の仕組みを教えるのが大変そうです。
担当別にトークを分けておけば、新しく入った人には必要なトークだけに参加してもらえばよく、過去の連絡すべてを一から教える必要はありません。最初に見てほしい連絡だけを固定しておく運用でも十分です。
集配担当は運転中が多く、スマホをあまり見てもらえません。
出発前と到着後にまとめて確認する運用にすれば、運転中に細かく見てもらう必要はありません。休業日やルート変更のように当日中に必ず伝えたい連絡だけ、既読を確認する仕組みにしておくと見落としを減らせます。
工場と店舗が別の建物にあるのですが、同じ仕組みで大丈夫でしょうか。
インターネットに接続できれば、工場と店舗が離れていても同じ画面で連絡を共有できます。仕上がりの報告やシミ抜きの結果を写真つきで送れるようにしておくと、電話よりも正確に状況を伝えられます。
クリーニング店の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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