クリーニング店の予約・受付で押さえること
電話での聞き取りと聞き違い
電話の向こうで日時・持ち込み点数・集配先を聞き取りながらメモを取ると、地名や階数、仕上がり希望日を聞き違えることがあります。混雑する時間帯に複数の電話が重なると、受付票への書き込みが後回しになり、依頼主に確認の電話を掛け直す手間も増えます。
集配枠のダブルブッキング
車両や担当者の数には限りがあるため、同じ曲(集配ルート)・同じ時間帯に予約を入れすぎると、当日になって回り切れないことが分かります。紙の予定表や個人のメモだけで枠を管理していると、空きがあるかどうかの判断が担当者の勘に頼ってしまいます。
店頭受付と電話受付の情報のズレ
店頭でその場に受けた予約と、電話で受けた集配予約が別の台帳に残っていると、配車の担当者が当日の全体件数を把握しづらくなります。どちらの受付でも同じ枠を見ながら予約を入れられないと、気づかないうちに同じ時間帯が二重に埋まります。
繁忙期の予約集中
梅雨時のレインコート類、衣替えの時期の毛布・コート、年末年始前の一斉依頼など、季節によって電話の件数が大きく増える時期があります。普段の受付体制のまま臨むと、電話が鳴り続けて店頭の接客が止まり、予約の確認漏れも増えます。
予約・受付のシステムに要る機能
- 集配の時間枠ごとに受付できる上限件数を決めておける機能
- 電話を受けたその場で日時・エリア・点数を入力し、空き枠を確認しながら確定できる受付画面
- 店頭受付と電話受付を同じ予約台帳に反映し、二重に枠が埋まらないようにする仕組み
- 集配ルート(地区・曲)ごとに車両や担当者の空き枠を分けて管理する機能
- 電話番号や会員番号から過去の集配先や引換券番号を呼び出せる機能
- 予約の変更・キャンセルを電話口でその場に反映できる機能
- 当日の集配予定を地区順・時間順にまとめてドライバーに渡せる出力機能
- 繁忙期に合わせて受付枠を細かく分け、予約を分散させる設定
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
タグ発行や仕上がり管理、レジ会計までひとまとめになっているクリーニング業界向けの専用システムを使っている店舗では、受付もその画面の中で済ませるのが自然です。会計や売上管理と一体になった仕組みを別の予約システムに置き換えると、二重入力が増えてしまいます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
電話や店頭での予約受付と、集配枠の上限管理、ダブルブッキングの防止だけであれば、汎用の予約受付システムで十分に持てます。会員台帳も、仕上がり管理や会計までは求めず、受付に必要な範囲(氏名・電話番号・集配先・過去の利用履歴)に絞れば、安価な仕組みで済みます。
紙・Excelのままでよい部分
当日の天候やイレギュラーな依頼への対応メモ、ドライバーが現場で書き込む配達順の微調整などは、紙のメモやホワイトボードのままで差し支えありません。予約そのものの枠の管理はシステムに任せ、現場の細かな運用はこれまでの方法を残してよい部分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず自店の集配エリアを地区(曲)ごとに分け、各曲で1回に回れる件数と車両・担当者の数を書き出します。
- 電話受付の担当者が使う入力画面を決め、これまで受付票に書いていた項目(日時・点数・集配先・会員番号)をそのまま移せるようにします。
- 梅雨や年末などの繁忙期を想定して枠の上限を仮に設定し、実際の電話件数と比べながら調整します。
- 店頭受付でも同じ予約台帳を見られるようにし、電話と店頭のどちらで受けても同じ枠が埋まる形にします。
- ドライバーや配送担当に、当日の集配リストの受け取り方(印刷または端末での確認)を共有します。
クリーニング店の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
電話を受けながら画面に入力する余裕がないのですが、どうすればよいですか。
最初は日時と集配先だけを先に確定し、点数や品目は後から追記する運用でも構いません。枠の空きさえその場で分かれば、ダブルブッキングは防げます。慣れてきたら入力項目を増やしていく店舗が多いです。
曲(曜日ごとに決まった地区を回る集配ルート)にも対応できますか。
地区ごとに曲を登録し、その曲が回る曜日・時間帯にだけ予約を受け付ける形にできます。曲のない地区からの依頼は別枠として管理し、通常の集配と混ざらないようにする店舗もあります。
会員台帳と予約台帳は別々に持つべきですか。
受付に必要な範囲(氏名・電話番号・集配先・過去の依頼履歴)だけなら、予約台帳の中に会員情報を含めて一つにしておくほうが、電話を受けた際にすぐ過去の依頼を確認できて扱いやすくなります。
クリーニング店の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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