クリーニング店の書類の電子化・文書管理で押さえること
許可証・資格証の管理
クリーニング所の開設に関わる届出やクリーニング師免許、従業者の資格証は、本店・工場・取次店それぞれの場所に原本や写しが置かれていることが多く、どの店に何が保管されているか事務所からすぐに把握しづらくなります。更新や確認が必要になったときに探す手間が発生しがちです。
法人取引先との契約書・覚書
ホテルや病院、飲食店、作業服を扱う企業などとの契約書や単価表、特急対応の覚書は、取次店ごとに紙で管理されていたり担当者のメールに残っていたりして、本部でまとめて確認できないことがあります。契約更新の時期に内容を確認したくても、どこにあるか分からず探す時間がかかります。
事故品・クレーム対応の記録
シミ抜き不可や縮み、変色などのトラブルが起きたときの写真や始末書、賠償のやり取りは、現場でその都度対応するため紙やメール、スマホの写真に分かれて残ることが多くなります。同じような相談が再度来たときに、以前どう対応したか確認するのに時間がかかります。
集配契約・保険関係の書類
マンションの管理組合や企業との集配契約書、クリーニング品にかける動産総合保険の証券など、更新の時期が決まっている書類も、担当者ごとにファイルに綴じて保管されていると、更新時期が近づいたときにまとめて確認しづらくなります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- スキャンした許可証・契約書・事故記録を文字で検索できる
- 本店・工場・取次店ごとにフォルダを分けて、必要な店だけ見られるようにできる
- 許可証や保険証券の更新期限が近づいたら分かるようにしておける
- スマホで撮った写真付きの事故品記録をその場でサーバーに取り込める
- 紙の原本の保管場所(事務所の棚番号など)をメモとして書類に残せる
- 取次店から本部へ、ファイルをその場で送れる
- 古い契約書や終了した取引先の書類をアーカイブとして分けておける
- 複数店舗から同じ書類を同時に確認できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
受付や会員管理に専用の業務ソフトを使っている場合、そのソフトに書類添付の機能があるなら、日々の受付処理と紐づく書類はそちらに寄せたほうが二重管理になりません。許可証の更新管理など法令に関わる部分も、既存の仕組みがあればそれを優先して使うほうが安心です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
本店・工場・取次店に散らばっている許可証や法人契約書、事故品の記録を一か所にまとめて検索できるようにする部分は、オープンソースの文書管理や買い切りのメモ・ファイル管理で持てます。店舗間でのファイルの受け渡しも、専用のやり取りツールを使えば十分です。
紙・Excelのままでよい部分
その日だけ使う受付票や、仕上がり当日に渡す簡単な指示書のような、短期間で用が済む紙は電子化せずそのままで構いません。常に見返す必要がある書類だけを選んで電子化の対象にすると、作業の負担を増やしすぎずに済みます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 繁忙期前(衣替えや年末の持ち込みが増える前)の落ち着いた時期を見て、本店・工場・各取次店にある書類をいったん洗い出します。
- 許可証・資格証、法人契約書、事故品の記録、保険証券など、書類を種類ごとに分けて優先順位を決めます。
- 優先度の高い書類から順にスキャンし、店舗や担当者をまたいで検索できる場所にまとめます。
- 許可証や保険証券など更新期限がある書類は、期限が近づいたら分かるように登録しておきます。
- 新しく発生する契約書や事故品の記録は、その場でスキャンして登録する運用に切り替えます。
クリーニング店の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
取次店ごとに保管している許可証の原本は、電子化したら処分してもよいですか。
営業所への掲示や保健所への対応が必要になる書類もあるため、原本は店舗に残し、電子化したものは検索用の控えとして使う形にしておくと安心です。原本の扱いに迷う場合は、管轄の保健所に確認しておくことをおすすめします。
事故品のクレーム記録はどのくらいの期間残しておけばよいですか。
保険の請求や取引先とのやり取りに使う場合があるため、仕上がり直後だけでなく、ある程度の期間を置いて残しておく事業者が多いようです。保険契約の内容によって必要な期間が変わることもあるため、保険会社への確認もあわせておすすめします。
取次店ごとに使っているタブレットやソフトが違っていても、書類をまとめられますか。
受付そのものに使っているソフトが違っても、スキャンした書類のPDFや写真を共通の場所に集める仕組みを別に用意すれば、まとめて検索できるようになります。受付システムの入れ替えをせずに始められる方法です。
クリーニング店の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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