物流・倉庫の社内の情報共有で押さえること
出庫前のドライバーに新しい指示が届かない
配送ルートや納品時間の変更を朝礼で伝えても、すでに車を出しているドライバーには届きません。LINEで個別に送っても、運転中で既読にならず、結局荷主先で変更に気づくというすれ違いがよく起こります。
夜勤と日勤の間で情報が途切れる
夜間に入った緊急の入出庫や、設備の不具合は、日勤の出社時にはすでに忘れられていることがあります。口頭での引き継ぎは、当日の担当者が休みだったり早退したりすると、そのまま消えてしまいます。
掲示板の指示が古いまま残る
荷主ごとの検品基準や特別な納品ルールを掲示板に貼っていても、更新されずに古い紙が残り、新しいパート社員が旧ルールのまま作業してしまうことがあります。
クレーム対応で経緯を追えない
誤出荷や事故が起きたとき、荷主への説明に「いつ誰がどう対応したか」が必要になりますが、口頭連絡だと記録がなく、関係者の記憶をたどるしかなくなり対応が遅れます。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 配送ルート・出庫先の変更をドライバーの携帯にすぐ通知する機能
- 誰が読んだか、まだ読んでいない人が誰かが一覧で分かる機能
- 荷主ごとの検品基準や納品時間指定など特別対応をまとめて共有するノート
- 夜勤から日勤への引き継ぎ内容を記録として残す機能
- 朝礼・点呼の内容を記録し、出先のドライバーが後から確認できる機能
- 誤出荷・事故・クレームの経緯を時系列で記録する機能
- フォークリフトや設備の不具合を写真つきで報告・共有する機能
- スマホで操作が少なく済む、現場向けの簡単な入力画面
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
在庫数や入出庫のロット管理、荷主ごとの請求計算を担うWMS(倉庫管理システム)本体は、専用ソフトに任せるのが安心です。在庫と入出庫の正確さは商売の芯になる部分なので、ここを自前の仕組みに置き換える必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
勤怠の記録、夜勤・日勤間の引き継ぎメモ、請求書発行の周辺事務など、WMS本体の外側にある社内連絡は、オープンソースのグループウェアや買い切りのシステムで十分に持てます。既読確認や通知の仕組みがあれば、口頭・LINE・掲示板の分散をひとつにまとめられます。
紙・Excelのままでよい部分
朝礼時の出席確認や、ごく簡単な車両点検メモのような、更新頻度が低く確認する人数も少ないものは、紙やExcelのままでも支障はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 口頭・LINE・掲示板のうち、どの連絡が一番伝達ミスを生んでいるか(出庫前の変更連絡か、夜勤引き継ぎか)を現場で洗い出す
- 年末年始や引っ越しシーズンなどの繁忙期を避け、比較的落ち着いた時期に試験的に導入する
- フォークリフト免許者を含む夜勤・パート・ドライバーなど、情報機器に不慣れな人でも迷わない簡単な操作に絞って設定する
- WMS本体の在庫・入出庫データとは別の仕組みとして運用し、既存の業務フローを変えないようにする
- 既読確認が習慣になったら、掲示板への紙の貼り出しとLINEでの個別連絡を段階的にやめていく
物流・倉庫の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
ドライバーはスマホ操作が苦手な人も多いですが使えますか
既読ボタンを押すだけ、写真を1枚添えるだけといった操作に絞ったツールを選べば、運転前後のちょっとした時間でも確認できます。入力項目を増やしすぎないことが続けるための条件です。
WMSと社内の情報共有システムは分けたほうがいいのですか
WMSは在庫・入出庫の正確さに専念させ、連絡や引き継ぎの共有は別の仕組みで持つほうが、どちらの動きも遅くなりません。無理に一体化させると、在庫データが重くなる原因にもなります。
協力会社や荷主にも同じ仕組みで連絡できますか
ここで扱う情報共有は基本的に社内向けの仕組みです。荷主への連絡や問い合わせ対応は別の業務になりますので、社内の伝達がまず整ってから、必要に応じて外部との連絡方法を検討するのがよい順番です。
物流・倉庫の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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