物流・倉庫の予約・受付で押さえること
電話での聞き取りと転記のずれ
運送会社やドライバーからの予約は電話で入ることが多く、荷主名・台数・パレット数・到着予定時刻を聞き取って紙やExcelに書き込みます。聞き間違いや書き忘れがあると、到着時にバースが空いていない、荷量の案内が合わないといった行き違いが起き、担当者が不在だと予約自体を受けられないこともあります。
バースの奪い合いとダブルブッキング
入荷と出荷が同じ時間帯に集中すると、限られたバースの数を超えて予約が重なります。紙の予約表では誰が今どの枠を押さえているかが一目で分かりにくく、電話を受けた人によって空き状況の認識がずれ、同じ枠に二社分の予約を入れてしまうことがあります。
季節波動と予約の集中
特定の時期や月末・月初に出荷が集中する荷主を抱えていると、予約の電話が一気に増えます。普段は余裕のある時間帯枠も繁忙期には早い者勝ちになり、既存の得意先を優先したいのに受付順でしか対応できない、という調整の難しさが出てきます。
予約後のドライバー対応との連携
予約を受けても、実際の到着時刻は道路事情で前後します。遅れの連絡を受けて予約表を直す、別の便を先に案内するといった当日の調整が電話とメモで回っているため、入出庫の現場作業員に最新の予定が伝わるまでに時間差が生まれます。
予約・受付のシステムに要る機能
- バース（入出庫枠）ごとの空き状況をカレンダーで一覧表示
- 同じ時間枠への二重登録を防ぐ排他制御
- 荷主・運送会社名、台数、パレット数、到着予定時刻の入力項目
- 電話受付の最中に空き枠を確認しながらその場で登録できる画面
- 当日の遅延・時間変更をワンタッチで反映
- 入出庫担当者への予定共有（現場への通知・表示）
- 得意先ごとの優先枠・固定枠の設定
- 予約どおりに来たかどうかの履行実績の記録
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
在庫の数量管理や入出庫の実績、ロケーション管理といった倉庫管理システム（WMS）の本体部分は、業務の精度に直結するため専用ソフトに任せたほうがよい領域です。予約・受付の機能まで含めて提供するWMSを使っている場合は、そこで予約枠まで管理してしまうのが素直です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
WMS側に予約機能がない、または簡易すぎて使いにくい場合は、予約・受付だけを別に持つという選択ができます。バースの枠をカレンダーで管理し、電話を受けた人がその場で空きを見て登録する、という程度の機能であれば、オープンソースの予約システムや買い切りのソフトで十分にまかなえます。WMS本体には手を入れず、予約表だけを置き換えられます。
紙・Excelのままでよい部分
繁忙期だけ特別に設ける臨時のバースや、常連の荷主との口頭での「いつも通りの時間でお願いします」といった取り決めは、無理にシステム化せず紙のメモや付箋での運用のままでも困らないことが多いです。全部を枠管理に載せようとすると、却って運用が重くなります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今の予約の受け方（電話・FAX・メールの割合）とバースの数、1日あたりの予約件数を書き出す
- ダブルブッキングが実際に起きやすい時間帯・荷主を特定する
- 繁忙期の前の落ち着いた時期に試験導入し、電話受付の担当者だけでまず使ってみる
- 現場（入出庫作業員）への予定の伝え方（紙出力・画面共有など）を決める
- 繁忙期に入る前に本番運用へ切り替える
物流・倉庫の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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WMSに予約機能があるのに、別に予約システムを入れる意味はありますか？
WMSの予約機能が簡易で、バースの枠や台数制限を細かく設定できない場合は、予約だけ別のシステムに任せたほうが使いやすくなることがあります。逆に今のWMSで足りているなら、無理に分ける必要はありません。
電話を受ける人が複数いても大丈夫ですか？
同じ予約枠に複数人が同時にアクセスしても、排他制御のある仕組みなら片方の登録が先に確定した時点で枠が塞がるので、電話口でそのまま空き状況を確認しながら案内できます。
得意先ごとに優先的にバースを確保しておきたいのですが
曜日や時間帯ごとに特定の得意先用の枠を固定で確保しておく設定ができれば、繁忙期でも一般受付に埋められてしまう心配がなくなります。導入前に、固定したい枠の数と時間帯を整理しておくと設定がスムーズです。
物流・倉庫の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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