物流・倉庫のシステム｜在庫管理の外側に残る事務を整える

事務で時間を取られている所

入出庫そのものはWMSや専用ソフトで処理されますが、その周辺—ドライバーや倉庫作業員の勤怠集計、シフト交代時の引き継ぎ、荷主ごとに異なる請求書の作成—に時間がかかっているとよく伺います。特に3PLで複数荷主を扱う場合、保管料や附帯作業費の計算方法が荷主ごとに異なり、WMSの実績データを転記して請求書を組み立てる作業が毎月の負担になりがちです。

専用ソフトが担う所と、その外側

入出庫管理、ロケーション管理、ピッキング指示、在庫の数量管理などはWMS(倉庫管理システム)が本体として担います。これに対し、ドライバーの運転時間・休憩の記録、倉庫作業員のシフト管理、交代勤務の申し送り、荷主への誤出荷・破損報告、請求書発行といった事務は、WMSの外側で紙やExcel、口頭のまま残っていることが多く見られます。

制度・決まりで気をつける所

運送に携わる場合は、自動車運転者の改善基準告示に基づく拘束時間・休息時間の管理が欠かせません。デジタコやGPSの運行記録と勤怠の記録が別々のシステムになっていると、突合に手間がかかります。倉庫業の許可を受けている場合は、倉庫業法に基づき倉庫管理主任者を選任する必要があり、庫内の管理体制を文書で示せるようにしておくことも大切です。

どの業務から手を付けるか

在庫と入出庫の正確さが商売の芯なので、WMSの本体部分はそのまま活かすのが前提です。その上で手を付けやすいのは、交代勤務での引き継ぎを記録として残すこと、次にドライバー・倉庫作業員の勤怠集計、最後に荷主ごとの請求書発行です。どれも紙や口頭のやり取りが長く続いてきた分、効果を実感しやすい領域です。

物流・倉庫の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 在庫・発注在庫はExcel台帳で、欠品と過剰在庫が同時に起きる 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 商圏分析・出店判断出店や営業エリアの判断が、経験と勘に頼ったままになっている 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

物流・倉庫の全体像（有名SaaSとの仕分け）はこちら

よくあるご質問

WMSを入れ替える必要がありますか。

いいえ。WMSの本体(入出庫・ロケーション・在庫管理)はそのまま使い続け、その外側で滞っている勤怠や請求、引き継ぎの事務を別に整えるという進め方が、無理のないやり方としてよく見られます。

ドライバーの勤怠はどう管理すればいいですか。

デジタコやGPSの運行記録と勤怠システムが別々になっていると、突合に時間がかかります。改善基準告示に沿った拘束時間・休息時間を踏まえ、運行記録と勤怠を連動させられる仕組みを検討する事業者が多いです。

3PLで荷主ごとの請求が煩雑です。どうすればいいですか。

保管料や入出庫料、附帯作業費など荷主ごとに課金体系が異なる場合、WMSの実績データを請求書発行の仕組みに連携させることで、転記や集計にかかる手間を減らせます。

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