IT・Web制作会社業務効率化｜案件管理と顧客管理を軸に整える

事務で時間を取られている所

見積の提出から契約、要件のヒアリング、仕様変更に伴う工程の見直し、進行中の案件の状況を確認するための打ち合わせや報告、外注先やフリーランスとのやり取り、検収と請求のタイミング調整まで、一つの案件の中で事務作業が何度も発生します。案件数が増えると、これらのやり取りの管理だけで時間が取られていきます。

専用ソフトが担う所と、その外側に残る事務

Backlog、Jira、Redmineといったプロジェクト管理ツールは、タスクや工程の進行をわかりやすく整理してくれます。一方で、見積書や契約書、検収書、請求書といった書類のやり取り、打ち合わせの議事録、顧客への提案資料の共有、外注先への支払管理などは、ツールの外側に残ったまま、メールやチャット、表計算ソフトで個別に処理されていることがよくあります。

制度・決まりで気をつける所

外注やフリーランスへの業務委託が多い業種のため、フリーランス・事業者間取引適正化等法(フリーランス新法、2024年11月1日施行)に基づき、業務内容や報酬、支払期日などを明示した契約書面の交付が求められます。元請けとの関係によっては下請代金支払遅延等防止法(下請法)が適用される場合もあります。また、納品物の著作権の帰属や利用許諾の範囲は、契約書に明記しておくことが欠かせません。

どの業務から手を付けるとよいか

事務の中でも優先して整えたいのは、案件管理と顧客管理です。受託の進め方は会社ごとに違うため、既製のテンプレートに業務を合わせるより、自社の工程や顧客対応の流れに合わせて道具を育てていく方が長く使えます。ソースが開示されたオンプレミス製品であれば、自社仕様に改造した内容がそのまま社内の資産として積み重なっていきます。

IT・Web制作会社の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 名刺管理もらった名刺が箱に溜まったままで、会社の資産になっていない 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

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よくあるご質問

案件管理と顧客管理は、別々のツールで管理したほうがよいですか。

案件ごとに顧客との打ち合わせ内容や連絡先、進行状況が結びついているため、別々に管理すると同じ情報を何度も転記することになります。受託制作では、顧客情報と案件の進行状況をひとつの仕組みで追えるようにしておくと、確認や報告の手間が減ります。

外注先やフリーランスへ発注する際、特に気をつけることはありますか。

フリーランス・事業者間取引適正化等法により、業務内容や報酬額、支払期日などを明示した契約書面を交付することが求められます。口頭やメールのやり取りだけで発注を進めている場合は、契約書面の運用を見直す必要があります。

議事録や作業手順は、どのように残すとよいですか。

担当者が異動や退職をすると、顧客との経緯や仕様の背景が引き継がれず、同じ説明を繰り返すことになりがちです。打ち合わせの議事録や作業手順を、個人のメモではなく案件に紐づけて残しておくと、引き継ぎの負担を減らせます。

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。

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