IT・Web制作会社の電子契約で押さえること
契約書の種類が案件の段階ごとに増える
商談の初期に結ぶ秘密保持契約、プロジェクト全体に適用する基本契約、工程や作業単位ごとに結ぶ個別契約(発注書)など、同じクライアントでも段階によって文書の種類が変わります。種類ごとにひな形が違うため、どの文書をいつ送るかの管理が煩雑になりがちです。
発注書待ちで着手日が後ろ倒しになる
社内ルールで発注書・個別契約の押印を確認してから着手する決まりにしていると、郵送の往復が着手日を直接遅らせます。特にスケジュールに余裕のない受託案件では、この数日の遅れが納期全体に響いてしまいます。
見積書・仕様書と契約書をセットで管理する必要がある
個別契約には見積書や仕様書、作業スケジュール表が添付書類として付くことが多く、契約書本文だけでなく附属書類も一緒に送付・保管する必要があります。どの版の仕様書を添付したかが後から分からなくなると、トラブルの元になります。
先方の担当者の電子契約への慣れに差がある
発注側の担当者によっては電子契約の操作に不慣れな場合があり、説明を加えたり、場合によっては従来の郵送での締結も選べるようにしておく必要があります。相手に合わせた柔軟さが求められる場面です。
電子契約のシステムに要る機能
- 秘密保持契約・基本契約・個別契約など契約書種別ごとのテンプレート管理
- 見積書・仕様書・スケジュール表を添付した契約書のまとめ送付
- 先方の開封・署名状況の進捗確認
- 締結済み契約書の保管とバージョン管理
- 代表者・役員の電子署名権限の設定
- 契約書の有効期限・更新タイミングのアラート
- 取引先ごとの契約書一覧の検索
- 先方の担当者変更に対応できる宛先の差し替え
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
電子署名そのものの本人確認やタイムスタンプ、改ざん防止の仕組みは、法的な証拠力にかかわる部分です。DocuSignのような専用の電子契約サービスは、この仕組みを前提に作られているため、自前で組むより安心して使えます。署名の本体部分はこうしたサービスに任せるのが実務的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
契約書のひな形管理、見積書・仕様書とのセット送付、社内の承認の流れ、締結後の保管の仕方は、受託開発の進め方によって会社ごとに違います。ソースコードが見られるオンプレミスの電子契約システムなら、自社の契約書フォーマットや承認ルールに合わせて手を加えられ、その改造がそのまま自社の資産になります。
紙・Excelのままでよい部分
過去に紙で締結した契約書を今から電子化し直す必要はありません。契約書の種類やひな形を書き出した一覧表程度は、Excelで十分間に合います。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 現在使っている秘密保持契約・基本契約・個別契約・発注書のひな形をすべて洗い出す
- 代表者・役員のうち誰が電子署名の権限を持つかを決める
- まず新しく発生する個別契約・発注書から電子契約に切り替え、既存の基本契約は紙のまま継続してよいか判断する
- 電子契約に不慣れなクライアントへの案内文を用意し、従来の郵送も選べる運用を残す
- 締結済み契約書の保管場所と、後から取引先名や案件名で探せる仕組みを決める
IT・Web制作会社の電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
秘密保持契約だけ先に電子契約にして、基本契約や個別契約は紙のままでもいいですか。
問題ありません。秘密保持契約は案件が本格的に始まる前に素早く結びたい文書なので、電子契約にする効果が特に大きいです。基本契約や個別契約は後から段階的に切り替えても支障はありません。
クライアント先の担当者が電子契約に慣れていない場合はどうすればいいですか。
多くの電子契約サービスは、メールで届いた文書をブラウザで確認して署名するだけで済みます。操作方法を簡単に書いた案内文を添えれば、紙での締結を希望する相手には従来どおりの方法を並行して用意できます。
個別契約に添付する見積書や仕様書も一緒に電子契約できますか。
できます。契約書本文と見積書・仕様書をまとめて1つのPDFとして送付し、まとめて署名を求める運用が一般的です。附属書類の版がどれだったかも記録として残せます。
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