IT・Web制作会社の現場記録・作業報告の集約で押さえること
報告の経路がLINE・紙・メールに散る
客先に常駐するエンジニアや、リモートで動くフリーランスの協力会社からは、日々の作業内容がLINEのメッセージ、客先指定の紙の作業報告書、メールの一文などさまざまな形で届きます。書き方も人によって違い、どの案件の何の作業かが一読で分からないことも多く、事務所の担当者が一件ずつ読み解いて案件別に振り分ける作業が発生します。
月末の工数集計が転記そのものになる
準委任契約や保守契約では、案件ごとの作業時間が請求額の根拠になります。LINEやメモに残った報告を、人ごと・案件ごとにExcelへ手で書き直して合計する作業は、担当する案件数やメンバーが増えるほど時間がかかり、転記ミスがあれば請求額そのものが狂います。
客先指定の作業報告書フォーマットへの対応
客先常駐やSES的な契約では、客先が用意した作業報告書(紙やExcelの指定フォーマット)に記入して提出するよう求められることがあります。社内で管理する記録と客先提出用の記録が別物になりやすく、同じ作業内容を二度書く手間が生まれます。
協力会社・フリーランスへの支払い根拠にもなる
自社の社員だけでなく、外部のフリーランスエンジニアや協力会社に作業を委託している場合、その作業報告は検収や支払いの根拠にもなります。報告がバラバラに届くと支払い前の確認作業も増え、金額の行き違いや支払いの遅れにつながりやすくなります。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- 案件・プロジェクト単位で作業報告を受け付けられる
- 客先常駐やリモート先からスマホで日報を入力できる
- LINEやメールで届いた報告を事務所側で案件に振り分けて登録できる
- 案件別・メンバー別に工数を自動で集計できる
- 客先提出用の作業報告書フォーマットで出力できる
- 協力会社・フリーランスの報告も同じ画面で受け付けられる
- 上長・PMの承認を経てから正式な記録として確定する
- 集計した工数を請求書発行の元データとして渡せる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
客先が指定するプロジェクト管理ツール(BacklogやRedmineなど)への入力が契約上必須になっている場合は、それに従うのが現実的です。客先提出用の作業報告書フォーマットが決まっている場合も、無理に自社形式へ統一しようとせず、そのフォーマットへの出力・変換を自社側の仕組みでカバーする形にします。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
社内で使う作業報告の受け皿や、案件ごとの工数集計、請求前のデータ整理は、自社の案件の進め方に合わせて育てていく部分です。案件管理や顧客管理は自社仕様に直せる道具がいちばん使いやすく、ソースが公開されたオンプレミスの製品であれば、現場に合わせて加えた改造がそのまま自社の資産として積み重なっていきます。
紙・Excelのままでよい部分
単発の小さな受託案件や、社内の確認用に残すだけの気づきメモ程度は、紙やExcelのままで十分です。わざわざシステム化しても集計に使わない記録まで無理に取り込もうとすると、現場の入力の手間だけが増えてしまいます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今、作業報告がLINE・紙・メールのどの経路で、誰からどう届いているかを一覧にする
- 案件ごとに最低限必要な報告項目(案件名・作業内容・時間)を決める
- 客先常駐やリモートの協力会社にも、スマホから直接入力してもらえる形を用意する
- 月末の請求・支払いの締め日に合わせて、工数を集計するタイミングを決める
- 客先提出用の作業報告書が必要な案件は、自社の記録からその形式へ出力するルールを先に決めておく
IT・Web制作会社の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
客先常駐のエンジニアにも同じ仕組みを使わせられますか?
スマホやタブレットから入力できる仕組みであれば、客先のオフィスやリモート先からでも日々の報告ができます。客先指定の作業報告書が別途必要な場合は、自社の記録を基にその形式へ出力する運用にすると二重入力を避けられます。
フリーランスの協力会社にも使ってもらえますか?
案件ごとにアカウントを分けて報告を入力してもらう形であれば、社員と同じ画面で受け付けられます。報告を基に検収や支払いの確認もしやすくなり、金額の行き違いが減ります。
LINEでの報告をやめさせるのは難しいのですが
無理に禁止するより、LINEで届いた内容を事務所側で案件ごとに登録する運用から始め、慣れてきた人から徐々に本人に直接入力してもらう形へ移していく進め方が現実的です。
IT・Web制作会社の他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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