IT・Web制作会社の書類の電子化・文書管理で押さえること
案件ごとに書類の形がそろわない
見積書はExcel、契約書はPDF、検収書はスキャンした紙というように、同じ案件でも書類ごとに形式が違います。案件管理ツールにファイルを添付していても、どの版が最終で、どの検収書が確定分なのかが分かりにくく、担当者が変わるたびに確認の手間が発生します。
押印・検収のやり取りが紙に戻る
見積や契約はデータで進めても、検収書に押印をもらう段になると紙でのやり取りに戻る会社が少なくありません。郵送や持参で受け取った紙をスキャンしても、ファイル名が日付や担当者名だけになり、あとから案件名で検索しても出てこないことがあります。
協力会社や外部パートナーとの共有
外部のデザイナーやエンジニアに発注書や検収書を渡す際、クラウドストレージのリンクを都度発行していると、誰にどこまで渡したかが分からなくなります。契約終了後も共有権限が残っていて、必要以上に長く書類が見える状態になっていることもあります。
保存期間と廃棄の判断が属人的
契約書や検収書をどれくらいの期間残すか、紙の原本を廃棄してよいかの判断が担当者の感覚に任されていると、退職や異動のたびに社内の誰も経緯を把握できなくなります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- スキャンしたPDFの全文検索・OCR
- 案件名・クライアント名でのタグ付け・分類
- 見積書・契約書・検収書など書類種別での絞り込み
- 見積の改訂版や検収書の差し替え履歴の管理
- 協力会社や外部パートナーへの共有範囲の設定
- 社内PCからブラウザで直接ファイルを参照
- 契約書・検収書の保存期間の管理
- 大容量のデザインファイル等との住み分け
どこを何で持つか
専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
契約の締結自体は電子契約サービスに任せるのが安全です。また、デザインカンプや納品用の大容量ファイルのやり取りは、すでに使っているクラウドストレージや案件管理ツールのままで構いません。文書管理に欲張って全部を移す必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
見積書・検収書・契約書のスキャンPDFは、paperless-ngxのようなソース付きの文書管理システムにまとめてOCR・タグ付けしておくと、案件名やクライアント名で検索できます。filebrowserで案件フォルダの構成を社内の流儀に合わせて管理したり、ownCloudで協力会社との共有範囲を絞ったりするのも、自社で改造しながら育てやすい部分です。案件管理や顧客管理と同じ発想で、ソースが読める道具を自社仕様に直せることが長く使えるポイントになります。
紙・Excelのままでよい部分
社内だけで回る簡単な承認メモや、担当者個人の作業用チェックリストは、無理に電子化しなくても紙やExcelのままで十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず直近の案件を数件振り返り、紙やスキャンPDFのまま残っている書類の種類（見積書・契約書・検収書など）を洗い出します。
- ファイル名や保管場所のルールを、案件名・書類種別・日付の組み合わせで簡単に決めます。
- 納期や請求が立て込む繁忙期を避けて、1つの案件でスキャン・OCR・タグ付けの流れを試します。
- 営業・PM・事務それぞれが扱う書類の範囲を確認し、協力会社への共有権限のルールを決めます。
- 運用が落ち着いたら、契約書・検収書の保存期間と紙原本の廃棄タイミングを社内で取り決めます。
IT・Web制作会社の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
検収書や契約書は、紙の原本をいつまで残す必要がありますか。
書類の種類や契約内容によって扱いが異なるため、一律の期間はここではお答えできません。顧問の税理士や弁護士に確認したうえで、電子化したデータと紙原本の保管期間を社内で決めておくことをおすすめします。
すでに使っているクラウドストレージと、文書管理システムは何が違いますか。
クラウドストレージはファイルを置く場所としては優れていますが、スキャンした紙の文字まで検索する仕組みは備えていないことが多いです。文書管理システムはOCRや書類種別での分類に強く、両方を案件のファイルと契約書類で住み分けると探しやすくなります。
協力会社に検収書や発注書を渡すとき、安全に共有する方法はありますか。
共有リンクを都度発行するよりも、相手ごとに閲覧できる範囲を設定できる仕組みを使うと、渡しすぎを防げます。案件終了後に権限を外す手順も、あらかじめ決めておくと安心です。
IT・Web制作会社の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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