運送会社の書類の電子化・文書管理で押さえること
点呼記録簿の保管と検索
乗務前後の点呼記録は手書きの帳票が多く、月ごとにファイルへ綴じて保管している会社が多いようです。調査や事故対応で過去の記録を探す際、綴じたファイルを一枚ずつめくる作業が発生します。日付や乗務員名、車両番号で検索できる状態にしておくと、必要な記録をすぐに取り出せます。
日報と運行記録の紐づけ
日報は乗務員が手書きで記入し、デジタコやGPSから出力する運行データは別に保存されることが多く、同じ運行について複数の書類を見比べる手間があります。日報をスキャンし、車両番号や運行日で運行データと紐づけておくと、後から経路や時間を確認する作業が速くなります。
車両点検表・整備記録の保管
日常点検表や定期点検の記録は車両ごとに綴じて保管しますが、車検や点検の時期が近づくたびに紙の束から該当する記録を探す作業が発生します。車両番号ごとにスキャンして分類しておけば、点検時期の近い車両の記録をまとめて確認できます。
荷主・傭車先とのやり取りの書類
荷主からの運送依頼書や傭車先への発注書、受領印をもらった配送票など、やり取りの書類は紙でもらうことも多く、ファイリングが後回しになりがちです。スキャンして案件や荷主名で分類しておくと、料金や納品の確認で問い合わせがあったときにすぐ書類を出せます。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 日報・点呼記録簿のスキャンと車両番号・乗務員名での検索
- 車両ごとの点検記録・車検証のフォルダ管理
- 荷主・傭車先ごとの依頼書・発注書の整理
- 紙の原本とスキャンPDFの対応関係の記録
- 乗務員がスマートフォンで帳票を撮影してアップロードできる仕組み
- 保管期限が近づいた書類の一覧表示
- 事務所内の複数台のPCからの同時アクセス
- デジタコの運行データと書類の紐づけ保存
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
点呼時のアルコールチェック結果の記録や、運行管理そのものを担う運行管理ソフト、デジタコの解析機能は、運輸系の専用ソフトに任せたほうが安心です。点呼記録と運行データの連携部分は、専用ソフトの出力をそのまま活用する形にとどめるのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
スキャンした日報や点検表、依頼書を保管し、車両番号や日付、荷主名で検索できる仕組みは、オープンソースの文書管理ツールや、簡単なメモ・ファイル管理の買い切りシステムで十分対応できます。乗務員と事務所の間でファイルをやり取りする部分も、同様のツールで補えます。
紙・Excelのままでよい部分
営業所内だけで使う簡易なチェックリストや、当日限りの引き継ぎメモのような、保管期間が短く他部署と共有する必要のない書類は、紙やExcelのままで運用しても支障は少ないです。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まずは点呼記録簿や日報など、保管期間が長く探す頻度も高い書類から電子化を始めます
- 車両番号・乗務員名・日付のどれで探すことが多いかを決め、スキャン時の分類ルールを決めます
- 乗務員が出先や営業所外からスマートフォンで書類を送れる仕組みを用意します
- 運行管理者が月次で記録の抜け漏れを確認する運用に組み込みます
- 引越しなら3月、宅配なら年末年始など繁忙期の前に、書類の流れを一度整理しておきます
運送会社の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
点呼記録簿はどのくらいの期間保管する必要がありますか
保管期間は記録の種類によって定められていますので、正確な期間は運輸支局や業界団体の案内で確認してください。電子化しておくと、保管期間内の記録をすぐに取り出して確認できるようになります。
乗務員がスマートフォンで書類を送れるようにしたいが、操作は難しくないですか
写真を撮って送るだけの操作であれば、多くの乗務員が負担なく使えているようです。専用のスキャン機器を導入せず、普段使っているスマートフォンで済ませられる点を基準に選ぶとよいでしょう。
紙の原本は電子化した後も残しておくべきですか
書類の種類によって原本の保管が必要な場合がありますので、判断に迷う場合は運輸支局や顧問の社会保険労務士・行政書士に確認してください。電子化はあくまで検索や共有を楽にするための手段です。
運送会社の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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