宿泊・ホテル・旅館の書類の電子化・文書管理で押さえること
宿泊者名簿の記帳と保管
旅館業法に基づき、宿泊者名簿を備えて求めがあれば提示できる状態にしておく必要があります。手書きの名簿とフロントのパソコンに入力したデータが別々に残っていると、特定の日に誰が宿泊していたかを調べるだけで時間がかかってしまいます。
消防・安全関連の点検記録
消防計画や自動火災報知設備などの点検記録、避難訓練の記録といった消防法に関わる書類は、点検のたびに紙で発生します。年をまたいで保管していると、どの年のどの設備の記録かが分からなくなり、立入検査の前に慌てて探すことになりがちです。
衛生・保健所関連の届出・点検表
大浴場や温泉を持つ施設では、浴槽水の管理記録や衛生点検表を毎日つけています。保健所の立入時にすぐ出せるよう日付順にそろえておく必要がありますが、現場で記入した紙がそのまま溜まり、必要な日の分だけを取り出すのに苦労することがよくあります。
OTA・取引先との契約書類や見積書
サイトコントローラーやOTAとの契約書、設備修繕の見積書・納品書は、担当者宛てのメールやFAXで届くことが多く、PDFと紙に分かれがちです。支払いの時期や契約更新のタイミングになって、どこに保管したか分からず探し回ることがあります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- スキャンした書類をOCRで文字検索できる
- 宿泊者名簿を日付・氏名で素早く絞り込める
- 消防点検記録を設備ごと・点検日ごとに整理できる
- フロント・清掃・事務所など複数拠点からアクセスできる
- 書類ごとに次回点検日や保管期限を管理できる
- 契約書・見積書を取引先名で検索できる
- タブレットやスマホで撮影した書類をそのまま取り込める
- 民泊の届出書類を物件ごとにまとめて管理できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
PMSやサイトコントローラーそのもの、OTAとの予約データのやり取りは専用システムに任せたままで構いません。予約状況や顧客の宿泊履歴を管理する機能は、本体であるPMS側に持たせておくのが基本です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
宿泊者名簿のスキャンPDF、消防点検記録、保健所関連の届出書類、契約書・見積書といった裏方の文書を保管し、日付や名称で検索できる仕組みは、OSSや買い切りのシステムで十分に持てます。
紙・Excelのままでよい部分
当日限りのフロント引き継ぎメモや清掃の口頭確認用チェックといった、その場で使って終わるものは、わざわざ電子化しなくても紙やExcelのままで差し支えありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 宿泊者名簿・消防点検記録・契約書類など、よく探し物になる書類の種類を洗い出す
- フロント業務の閑散期にスキャンを進め、繁忙期前にたまった紙を減らしておく
- まずは消防点検記録など一部の書類だけ電子化して試し、運用に無理がないか確かめる
- 問題がなければ宿泊者名簿や契約書類にも対象を広げていく
- 保健所や消防の立入検査の前に、検索して必要な書類がすぐ出せるか確認しておく
宿泊・ホテル・旅館の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
宿泊者名簿は電子化しても旅館業法上問題ないですか。
原本の内容を保ったままスキャンして保管し、求めがあればすぐ提示できる状態にしておく運用は広く行われています。立入検査時にすぐ提示できるよう、検索しやすい形にしておくことが大切です。
民泊（住宅宿泊事業）でも同じように管理できますか。
はい。住宅宿泊事業法に基づく届出書類や宿泊者名簿も、物件が複数あると紙の管理が煩雑になりやすいため、同じ仕組みで物件ごとにまとめて保管すると探しやすくなります。
PMSやサイトコントローラーに書類管理機能があるのに、別に持つ必要がありますか。
PMSは予約や顧客情報の管理が中心で、消防点検記録や契約書類といった裏方の文書まで広く扱える設計ではないことが多いです。裏方の書類は別の仕組みでまとめておくと探す手間が減ります。
宿泊・ホテル・旅館の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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