建設・工務店の書類の電子化・文書管理で押さえること
現場で生まれる書類が事務所で止まる
工程写真や日報はその日のうちに現場で撮って書きますが、事務所の文書管理台帳やファイルサーバーに反映されるのは数日後になることが多いです。その間は現場監督のスマホや紙のメモ帳が唯一の記録になり、別の担当者が確認したいときに探しづらくなります。
図面の最新版がどれか分からなくなる
設計変更や施主要望で図面が何度も修正され、紙に印刷したものと手直し後のPDFが現場に混在します。古い図面を持ったまま作業してしまう取り違えを防ぐには、どの版が最新かを誰でも確認できる状態にしておく必要があります。
見積書・請求書の控えが現場別に積み重なる
一件の工事で見積書、追加工事の見積、請求書、支払証明など複数の書類が発生し、現場ごとにファイルや紙袋で保管されがちです。竣工後に過去の見積内容を見返したいとき、どの引き出しのどの束にあるか探すことになります。
竣工図書・保証書類の引き渡し準備に時間がかかる
工事完了時には工程写真、図面、保証書をまとめて施主に渡す必要がありますが、散らばった書類を工事ごとに集め直す作業が発生します。日頃から現場単位でひとまとめにしておけば、この取りまとめにかかる手間が減ります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 現場写真・日報を現場からその日のうちにアップロードできる
- 図面の版が更新された際に古い版と区別できる
- 工事（現場）単位で図面・写真・見積・請求の書類をまとめて管理できる
- スキャンしたPDFから文字を読み取り、書類名や施主名で検索できる
- スマートフォンから撮った写真をそのまま文書管理に取り込める
- 竣工時に現場ごとの書類一式を一括で出力・引き渡しできる
- 紙の書類をスキャンして原本の保管場所と電子データを紐づけられる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
図面の作図やCAD管理、工程表の作成は専用の建築・施工管理ソフトに任せるのが向いています。これらは図面同士の整合性確認や施工管理の機能に特化しており、文書管理の仕組みで代用しようとすると無理が出ます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
現場写真・日報・スキャンした見積書や請求書控えを現場単位でまとめて保管し、後から検索できる仕組みは、オープンソースの文書管理ソフトや買い切り型のメモ・ファイル管理システムで十分に対応できます。現場と事務所間のファイル送受信も専用ツールで補えます。
紙・Excelのままでよい部分
施主への説明時に見せる簡易な手書きメモや、現場担当者だけが使う一時的な作業チェックリストは、紙やExcelのままで差し支えありません。すべてを電子化の対象にする必要はなく、後で参照する価値がある書類だけを電子化すれば足ります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず1つの現場を選び、その現場で発生する書類（図面・日報・見積・写真）の種類を書き出します
- 過去の現場の紙書類とスキャンPDFを現場単位のフォルダにまとめ、現在の保管状態を把握します
- 閑散期など現場が落ち着いている時期に、文書管理の仕組みを試験的に1〜2現場で使ってみます
- 現場監督や職人がスマートフォンから写真・日報を登録できるよう、操作を最小限に絞って案内します
- 竣工図書の引き渡し作業で実際に書類一式を取り出してみて、不足や探しにくさがないか確認します
建設・工務店の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
現場からスマートフォンで写真をアップロードする場合、通信環境が悪い現場でも使えますか
山間部や地下など電波が弱い現場では、その場でのアップロードが難しいこともあります。事務所に戻ってから一括でアップロードする運用に切り替えれば、通信環境に左右されずに記録を残せます。
紙の図面と電子化した図面、どちらを正式な原本として扱えばよいですか
どちらを原本とするかを工事の種類や取引先の求めに応じて決めておくと混乱が減ります。電子データを正本とする場合も、紙の原本をいつまで保管するかは社内で取り決めておくとよいです。
過去の現場の書類をすべてスキャンし直すのは大変そうですが、どこから始めればよいですか
すべてを一度に電子化する必要はありません。これから着工する現場から始め、過去の書類は問い合わせや保証対応で必要になったものから順にスキャンしていく進め方が無理のない方法です。
建設・工務店の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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