保育園・幼稚園の書類の電子化・文書管理で押さえること
紙とスキャンPDFが別々に増えていく
連絡帳や個人記録は紙のまま綴じ、行事のお知らせや入園時の提出書類だけスキャンしてPDFで残す、という運用が園ではよく見られます。スキャンしたファイル名が担当者ごとに違ったり、同じ書類が園児別フォルダと行事別フォルダの両方に保存されたりして、後から探すときにどちらを見ればよいか分からなくなります。
先生の事務時間が行事と重なって逼迫する
運動会や発表会、入園・卒園の時期には、お便りの作成や写真販売の準備、提出書類の確認が重なり、先生が保育の合間に事務作業をこなすことになります。この時期に過去の書類を探す手間が加わると、確認や保護者への回答が後回しになりやすく、事務作業自体が行事の負担をさらに重くしてしまいます。
保護者向けアプリと園内の事務書類は別物
連絡帳アプリや写真販売サービスは保護者とのやり取りに向いた仕組みですが、職員会議の資料、年間指導計画、個人記録のスキャンなど、保護者に見せない園内限定の書類まで同じ場所に置くと、権限管理が複雑になります。保護者向けの仕組みは残したまま、園内だけで使う文書を別の置き場所にまとめるほうが扱いやすくなります。
担当が替わると書類の置き場所が分からなくなる
書類の保存ルールが決まっていない園では、スキャンしたPDFの保存先やファイル名の付け方が担当者の経験に頼っていることが多く、人事異動や退職で担当が替わると、以前の書類がどこにあるか分からなくなりがちです。探す手間が積み重なると、同じ書類を作り直す二度手間にもつながります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 園児別・年度別にフォルダを自動で分けて保存できる
- スキャンした書類にOCRで文字情報を付け、本文の内容からも検索できる
- 連絡帳・お便り・写真販売データなど書類の種類ごとにタグを付けられる
- 職員だけが見られる書類と、必要に応じて共有する書類を分けて権限設定できる
- スマートフォンやタブレットで撮影した紙書類をその場で取り込める
- 卒園・退園した園児の書類をまとめて保管し、必要なときだけ取り出せる
- 年度替わりに前年度の書類を一括で整理・移動できる
- 職員間でファイルをその場で受け渡しできる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
保護者との連絡帳、お便りの配信、行事写真の販売は、すでに多くの園で使われている専用のアプリやサービスに任せるのが安心です。これらは保護者が使い慣れており、既読確認や通知などの機能も整っているため、園内の文書管理システムに無理に取り込む必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
職員会議の資料、年間指導計画、個人記録のスキャンデータ、シフト表の控えなど、保護者には見せない園内限定の書類は、オープンソースの文書管理ソフトや買い切りのメモ・ファイル管理システムで自前の環境に置くことができます。ランニングコストをかけずに、園の職員だけが使う保管庫として運用できます。
紙・Excelのままでよい部分
日々の出欠確認や延長保育の申込みメモなど、その日のうちに処理して終わる書類は、無理に電子化せず紙やExcelのままでも支障はありません。保存が必要な書類だけをスキャンの対象に絞ることで、電子化にかける手間を抑えられます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 園にある書類を洗い出す。連絡帳の控え、個人記録、指導計画、写真販売台帳など種類ごとに一覧にします
- 保護者向けと園内限定を仕分ける。連絡帳アプリに残すものと、職員だけが使う文書管理に移すものを分けます
- 行事や入園シーズンを避けた時期に試す。落ち着いた時期にスキャンと保存先の整理を小さく始めます
- 保存ルールを決めて職員へ共有する。園児別・年度別のフォルダ構成とファイル名の付け方を決め、担当が替わっても分かるようにします
- 卒園・退園時の保管ルールを運用に乗せる。年度末にまとめて整理する習慣をつけます
保育園・幼稚園の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
保護者向けの連絡帳アプリはやめて、新しい文書管理に一本化すべきですか?
いいえ、保護者とのやり取りは使い慣れた連絡帳アプリのまま続け、職員会議の資料や個人記録のスキャンなど園内限定の書類だけを別の仕組みに移す形で十分です。両方を一本化する必要はありません。
過去の紙の書類もすべてスキャンし直す必要がありますか?
すべてを一度に電子化する必要はありません。卒園・退園した園児の書類など今後も参照する可能性があるものから優先してスキャンし、日常的に発生する新しい書類から運用を始める園が多いです。
スキャンした書類はどこに保存すればよいですか?
保護者に見せない園内限定の書類は、オープンソースの文書管理ソフトや買い切りのファイル管理システムを使って、園の中のサーバーやパソコンに保存する形がよく選ばれています。園児の個人情報を含む書類であることを踏まえて置き場所を検討してください。
保育園・幼稚園の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
