クリニック・医療の書類の電子化・文書管理で押さえること
紹介状・診療情報提供書の束
他院から届く紹介状や、他院へ送る診療情報提供書は、患者ごと・日付ごとに積み重なります。返書を書くときに元の紹介状を探したり、過去のやり取りを見返したりする場面は多く、紙とスキャンPDFのどちらに最新版があるか分からなくなりがちです。患者単位でひとまとめに追える状態にしておくと、対応漏れを防ぎやすくなります。
同意書・問診票などの手書き書類
手術や検査の同意書、問診票、予診票は手書きのまま受け取ることが多く、電子カルテに記載を転記した後も原本を別途保管する必要があります。スキャンして残す運用にしても、どの書類をいつスキャンしたか分からず、同じ患者の同意書が紙とPDFの両方に存在してしまうことがあります。書類の種類ごとに置き場所とスキャンのタイミングを決めておくと、重複や紛失を減らせます。
健診・保険関連の控え書類
健康診断の結果や、保険会社・自治体とやり取りする証明書類の控えは、発行する機会がまとまって増える時期があり、そのたびに紙の控えが積み上がります。後日、患者や家族から再発行や内容確認の問い合わせを受けることもあり、過去の控えをすぐに取り出せるかどうかで対応の早さが変わります。発行日や患者名で検索できる形にしておくと、問い合わせへの対応がしやすくなります。
保管期間が異なる書類の整理
クリニックが扱う書類は、種類によって保管しておくべき期間の考え方が異なり、同じ棚にまとめて置いていると、残すべきものと処分してよいものの区別がつきにくくなります。紙のまま保管する書類とスキャン後に処分してよい書類が混ざっていると、整理のたびに一件ずつ確認する手間が生じます。書類の種類ごとに保管の扱いを分けておくことが、日々の整理を楽にします。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- スキャンしたPDFに患者名・書類の種類でタグをつけて管理できる
- OCR検索で書類内の文字から目的の1枚を探し出せる
- 紹介状・返書のやり取りを患者ごと・日付順に並べて確認できる
- 保管期間の目安が来た書類に気づけるよう一覧で管理できる
- 受付・診察室・事務所など複数の端末から同じ書類を参照できる
- 外部の医療機関や保険会社に渡すPDFだけを安全に送受信できる
- 閲覧できる書類を職種や役職ごとに制限できる
- スキャナやコピー機の読み取りフォルダから自動で取り込める
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
電子カルテとレセプトコンピュータは、診療記録や保険請求という制度に直結する部分を担っており、これらを独自のシステムに置き換えることは想定しません。処方や検査オーダー、会計といった診療の本体業務は、導入済みの電子カルテ・レセコンの機能をそのまま使い続けるのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
電子カルテに入りきらない紹介状や同意書、健診結果の控えといった周辺の紙書類は、スキャン後の保管・検索を担う文書管理ソフトや、院内のパソコン間でファイルを受け渡す仕組みに置き換えやすい部分です。日々のメモや申し送りを書き留めておく軽いツールも、低いコストで導入できます。
紙・Excelのままでよい部分
押印や署名が入った同意書など、原本そのものに意味がある書類は、紙のまま保管を続けて差し支えありません。受付内だけで使う当日の患者数の控えのように、短時間で役目を終えるメモも、これまで通り手書きやExcelで十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 受付・看護師・医師それぞれが探すのに困っている書類を挙げてもらい、紹介状や同意書など優先して電子化する対象を決める
- インフルエンザの流行期や健診シーズンなど、書類が一時的に増える時期を避け、落ち着いた時期にスキャンと保管のルールを決める
- 受付でのスキャン担当と置き場所を決め、診察の合間に取り込める簡単な手順にする
- 一定期間は紙の原本とスキャンPDFを並行して残し、探しやすさを確認してから原本の扱いを決める
- 職種ごとに見てよい書類の範囲を決め、個人情報を含む書類へのアクセスを整理する
クリニック・医療の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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電子カルテやレセコンと二重管理になりませんか
電子カルテに記載した診療情報まで置き換える必要はありません。紹介状や同意書など、電子カルテの外で紙のまま扱われている書類を整理する仕組みなので、電子カルテ本体の運用とは別に、周辺の書類だけを対象にできます。
患者の個人情報を含む書類を扱っても大丈夫でしょうか
書類には患者名や病歴など機微な情報が含まれるため、閲覧できる人を職種や役職で制限できる仕組みを選ぶことが大切です。院内のネットワーク内だけで完結させる運用にすれば、外部への流出を防ぎやすくなります。
スキャン後に紙の原本は捨ててよいのでしょうか
書類の種類によって原本の扱いは異なるため、一律に判断せず、院内で書類ごとのルールを決めておくことをおすすめします。迷う書類は、しばらく紙とスキャンPDFの両方を残し、運用が落ち着いてから処分を検討する方法もあります。
クリニック・医療の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 不動産会社 塾・スクール
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