歯科医院の書類の電子化・文書管理で押さえること
カルテとレントゲンの綴り方
紙カルテと口腔内カメラ・レントゲンの画像データが別々の場所に保存されている医院が多く、同じ患者の経過を見るときに紙とPC画面を往復する手間が生まれます。自費診療や矯正では治療期間が長いため、過去の画像を探し出す作業が積み重なります。
矯正の同意書・治療計画書
矯正治療は装置の種類ごとに説明文書と同意書を作成し、保定期間まで含めると数年分の書類が1人の患者に紐づきます。紙で管理すると、転居や担当医の交代の際に書類一式を探し出すのに時間がかかります。
小児の保護者同意書・学校提出文書
小児歯科では治療前の保護者同意書や、学校・幼稚園に提出する診断書・通院証明の作成が多く、保護者から再発行を求められることもあります。原本をスキャンして検索できる状態にしておくと再発行がすぐにできます。
紹介状・技工指示書の行き来
他院からの紹介状、技工所への指示書とその返送物は紙でやり取りされることが多く、技工物の仕上がり確認や紹介元への返書作成のときに該当の紙を探す場面が出てきます。スキャンしてカルテ番号で紐づけておくと経過をすぐに追えます。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 患者ごと（カルテ番号ごと）にレントゲン画像・口腔内写真・同意書をひとつのフォルダにまとめられる
- 矯正の治療計画書・装置ごとの同意書を治療ステージ別に分けて保存できる
- 小児の保護者同意書や学校提出用文書をすぐに検索・再発行できる
- 紙の問診票・同意書をスキャンしてPDF化し、文字で検索できる
- 紹介状・紹介返書・技工指示書を紹介元・技工所ごとに整理できる
- 保管期間が長い書類（矯正・小児の成長記録）を年単位で遡って探せる
- チェアサイドのiPadやスキャナーから直接取り込める
- 受付と診療スタッフで見られる書類の範囲を分けられる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
レセプト請求や予約台帳と連動したカルテ機能は、歯科用のレセコン・電子カルテソフトに任せた方が安全です。保険請求のルール変更に対応し続ける部分まで自前で持つ必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
レセコンに入れる必要のない同意書・紹介状・技工指示書などの周辺文書は、paperless-ngxのような文書管理やfilebrowserで十分に保管・検索できます。スキャンしたデータをスタッフ間で受け渡す場面には、localsendやPairDropのような送受信ツールも使えます。
紙・Excelのままでよい部分
患者本人の署名が必要な同意書の原本や、院内での一時的な受付メモなどは、スキャンして索引を作ったうえで紙のまま保管して差し支えありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 矯正や小児歯科で保管期間が長くなる書類（治療計画書・保護者同意書など）を優先してスキャン対象に選ぶ
- 受付とチェアサイドそれぞれにスキャナーを置き、誰がいつ取り込むかを決める
- カルテ番号をファイル名・フォルダ名の共通ルールにして、レセコンの番号と揃える
- 休診日や診療の空き時間を使って過去分をまとめて取り込む期間を設ける
- 取り込みが一巡したら、受付・歯科衛生士・歯科医師でアクセス権限を分けて運用を始める
歯科医院の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
レセコンに入っているカルテ情報まで電子化システムに移す必要がありますか？
必要ありません。レセコンのカルテ・レセプト機能はそのまま使い、同意書や紹介状など周辺の紙書類だけを電子化の対象にすると導入の負担が小さくなります。
矯正の同意書は装置ごとに何年分も残っていますが、どう整理すればよいですか？
患者のカルテ番号を親フォルダにして、その下に治療ステージや装置の種類ごとにサブフォルダを分けると、保定期間に入ってからも過去の同意書をすぐに探し出せます。
小児の保護者から同意書の再発行を頼まれたとき、すぐに対応できますか？
スキャンしてPDF化し、患者名や日付で検索できる状態にしておけば、受付の端末から該当の書類を探し出して再発行できます。原本を探す時間がなくなります。
歯科医院の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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