歯科医院の現場記録・作業報告の集約で押さえること
チェアごとの処置記録がその場でばらける
一般診療では複数のチェアでドクターと歯科衛生士が同時に処置を進めるため、誰がどの患者にどの処置をしたかを控える紙のメモがチェアごとに残ります。矯正の調定記録や小児の経過メモも同様で、診療が終わるたびに事務方がカルテや台帳へ書き写さないと、次回来院時に前回の処置が分からなくなります。
訪問診療の報告がLINEで断片的に届く
訪問診療を行っている医院では、現場の歯科医師や衛生士が患家や施設から処置内容や使用材料をLINEで事務所に送ってくることが多く伺います。写真や短い文章での報告は患者ごとに整理されておらず、後から見返すと誰の報告か分かりにくく、月末にまとめて並べ直す手間がかかります。
技工所とのやり取りが記録に残らない
矯正装置や補綴物の作製を技工所に依頼する際、指示や納期の連絡が電話やFAX、LINEと手段ごとに分かれていると、どの患者のどの技工物がいつ届くのか一覧で把握できません。技工料の支払いを確認する段になって、依頼内容と納品記録を探し直すことになります。
月末の集計で紙とLINEを見比べる転記作業
レセプト請求や技工料の支払い、材料費の確認をまとめる月末には、チェアごとの紙記録、訪問診療のLINE報告、技工所とのやり取りを一人の事務担当者が見比べながら台帳に書き写すことになります。記録の形式がそろっていないため、転記そのものに時間がかかり、確認漏れも起きやすくなります。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- スマホ・タブレットからその場で処置記録を入力できる
- チェア単位・担当者単位で記録を分けて残せる
- 訪問診療先からの報告を写真付きで患者ごとに記録できる
- 技工所への依頼内容と納期を患者ごとに紐づけて管理できる
- 入力された記録を事務担当者が確認してから台帳に反映する承認の仕組み
- 月単位で記録をまとめて出力できる
- 衛生士・歯科助手ごとの作業記録を集計できる
- LINEやFAXで届いた内容を後から記録に追記できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
保険診療のレセプト作成やカルテそのものの管理は、歯科専用の電子カルテ・レセコンが制度に対応して作られているため、そちらに任せるのが安全です。処置コードや保険点数の計算まで現場記録の集約システムに持たせる必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
チェアごとの処置メモや訪問診療の報告、技工所とのやり取りを一本の記録として集め、事務担当者が確認してから台帳に反映する部分は、レセコンの外側で持っても困りません。日報を送ると下書きができ、人が承認した分だけ記録に入るCRMの仕組みは、このやり取りに合わせやすいところです。
紙・Excelのままでよい部分
滅菌・消毒の日次チェックのように院内で確認してその日のうちに完結する記録や、材料の在庫を目で数える棚のメモは、紙やExcelのままで十分です。わざわざシステムに入れ直す手間の方が負担になります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず訪問診療チームと技工所とのやり取りなど、記録が最もばらけている窓口を1つ選んで対象にする
- 処置記録や報告をスマホ・タブレットから入力する形に、揺らぎがちな部分(チェアごとのメモ、LINE報告)から置き換える
- 事務担当者が記録を確認してから台帳に反映する運用を決め、ドクターや衛生士には入力だけをお願いする
- 月末のレセプト請求や技工料の支払いの時期に合わせて、集計の出力形式を実際の請求作業で試す
- 滅菌チェックなど紙のままでよい記録は残し、無理に全部をシステムに移さない
歯科医院の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
歯科衛生士や歯科助手にスマホ入力をお願いしても大丈夫でしょうか。
処置の種類を選ぶ、写真を添える程度の入力であれば、診療の合間にその場で済ませられます。ただし処置内容の最終確認はドクターや事務担当者が行い、入力した本人任せにしない運用にしておくと安心です。
訪問診療の報告をLINEからシステムに切り替えると、現場が負担に感じませんか。
LINEでの報告をそのまま写真と短文で送れる形に近づければ、現場の手間はほとんど変わりません。変わるのは事務側で、患者ごとに自動で整理されるため、転記をしなくて済むようになります。
技工所とのやり取りもこのシステムに一本化できますか。
技工所への依頼や納期のやり取りそのものは電話やFAXのままでも構いません。依頼した内容と納品の記録だけを医院側で台帳に残しておけば、技工料の確認や支払いの際に探し直す手間がなくなります。
歯科医院の他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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