清掃業の請求書発行・集金で押さえること
現場ごとに異なる請求条件
清掃業では、ビルの定期清掃、オフィスの日常清掃、ハウスクリーニングのスポット対応など、現場ごとに契約の形が異なります。月額固定、清掃回数による単価、物件の広さによる単価など料金の決め方も現場によって様々で、担当者が仕様書や契約内容を都度確認しながら請求書を作ることになります。
管理会社経由の請求
ビルメンテナンス会社から清掃業務を受託している場合、請求先が管理会社になるケースと、管理会社を通じてオーナーや入居企業に請求が回るケースが混在します。どの現場がどちらの請求ルートなのかを把握しておかないと、請求書の送付先を誤ったり、二重に請求してしまったりする恐れがあります。
追加作業の請求漏れ
台風や強風の後の緊急清掃、イベント前の特別清掃など、定期契約の範囲外で発生する作業は現場から事務所への報告が後回しになりやすく、月末の請求書作成の時点で記録が残っていないと、そのまま請求漏れになってしまいます。写真つきの報告があれば、追加分の根拠として請求書に添えることもできます。
月末集中と入金確認
多くの現場で検収や支払いサイトが月末や翌月末にまとまるため、請求書の発行から入金確認までの作業が月末に集中します。現場数が多い事業者ほど、どの現場からまだ入金がないのかを一覧で確認する仕組みがないと、未収のまま次の月に持ち越してしまう現場が出てきます。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 現場ごとの契約条件(月額固定・単価・契約期間)を登録して請求書に反映する機能
- 管理会社経由の現場とオーナー直請求の現場を区別して管理する機能
- 定期清掃とスポット清掃(追加作業)を分けて請求書に記載する機能
- 現場別の請求書をまとめて作成し、PDFで一括発行する機能
- 現場ごとの入金状況を一覧で確認し、未収の現場を把握する機能
- 写真つきの作業報告を請求書の根拠資料として添付・保管する機能
- 支払いサイト(月末締め翌月末払いなど)が現場ごとに違う場合の管理機能
- 請求書の送付履歴と督促の記録を残す機能
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
清掃業向けの業務管理ソフトには、シフト管理や勤怠、現場の仕様書管理と合わせて請求書発行までを一体で扱える専用ソフトがあります。現場数が多く、管理会社とのやり取りが複雑な事業者は、これらの専用ソフトに請求書発行までまとめて任せたほうが、仕様書やシフトとの連携も含めて手間が少なくなります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
一方、請求書の発行と送付、入金確認だけを切り出して考えるなら、PDFの請求書を発行してメールで送り、銀行振込やPayPalでの支払いにつなげる仕組みは、オープンソースや買い切りのシステムでも十分に持てます。現場の仕様書管理までは求めず、請求と集金の部分だけを自社で管理したい事業者に向いています。
紙・Excelのままでよい部分
現場数が少なく、契約条件の変更もほとんどない事業者であれば、請求書をExcelのひな形で作成し、入金確認も現場ごとの一覧表に手入力で記録していくやり方でも、当面は困らないことが多いです。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現場ごとの契約条件(月額固定か単価か、管理会社経由かオーナー直かなど)を一覧に整理する
- 現場からの作業報告(定期清掃・追加のスポット対応)が事務所に届くタイミングを決めておく
- 月末に集中する請求書発行を、現場をいくつかのグループに分けて前倒しで進められるようにする
- 発行した請求書と入金の対応を記録し、未収の現場が分かる状態にする
- 管理会社経由の現場は、請求先や宛先の変更がないか契約更新のタイミングで確認する
清掃業の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
現場ごとに請求書のフォーマットを変えたいのですが、1つのシステムで対応できますか。
現場ごとに清掃内容や料金の記載方法が違っても、現場の契約情報を登録しておき、請求書作成時に呼び出す形にすれば、同じシステムの中でフォーマットを使い分けられます。
管理会社から請求書の控えを求められることが多いのですが、送付の記録は残せますか。
多くの請求書発行システムには送付した請求書の履歴を残す機能があります。いつどの現場宛てに発行したかが分かれば、管理会社から控えを求められた際にも対応しやすくなります。
追加のスポット清掃の請求を、定期清掃の請求書と分けたほうがいいのでしょうか。
現場や取引先の検収の仕方によって、定期清掃と同じ請求書にまとめるか、別の請求書にするかが変わります。写真つきの作業報告をもとに、追加分がどの請求書に含まれているか分かるようにしておくと確認がしやすくなります。
清掃業の他の業務
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