清掃業の予約・受付で押さえること
電話一本で聞き取る項目の多さ
清掃の予約は、建物の種別（オフィス・店舗・住宅）、床材や天井の高さ、立会いの有無、鍵の受け渡し方法、駐車スペースの有無など、現場ごとに確認すべき項目が多くあります。電話口ですべて聞き取ろうとすると時間がかかり、聞き漏らしたまま現場に向かい、当日になって作業内容が食い違うということが起こります。
スタッフと車両の予定が別管理だと二重登録が起きる
予約を受ける人と、現場に出るスタッフのシフトを管理する人が別だと、空いていると思って入れた枠がすでに塞がっていることがあります。資機材や清掃車両も同じ時間に複数の現場で使えないため、人・車両・道具のどれか一つでも重なれば現場に行けなくなります。電話口でその場で確認できる仕組みがないと、後から気づいて謝りの連絡をする羽目になります。
繁忙期に予約が集中する
年末の大掃除や、オフィスの移転・退去に合わせた原状回復清掃の時期には、短期間に予約の電話が集中します。新規のお客様と、毎月決まった日に依頼してくる既存のお客様が同じ時間帯に重なりやすく、優先順位を決めないまま受けてしまうと、どちらかに無理なお願いをすることになります。予約の受け方を決めておかないと、繁忙期ほど現場が混乱します。
現場仕様書との紐づけが抜けやすい
予約の時点で聞いた建物の仕様や注意事項は、当日現場に持っていくチェックリストや仕様書に反映されて初めて意味を持ちます。電話のメモと現場に渡す書類が別々に作られていると、聞いたはずの注意点が現場に伝わらず、床材に合わない洗剤を使ってしまうといった行き違いが起きます。
予約・受付のシステムに要る機能
- スタッフ・清掃車両・資機材の空き状況を一画面で確認できる
- 同じ時間帯・同じ担当者の二重登録を自動で止める排他ロック
- 建物種別・床材・立会いの有無などの聞き取り項目をテンプレート化できる
- 鍵の受け渡し方法や暗証番号など現場固有の情報を記録できる
- 予約内容を現場の仕様書・チェックリストに引き継げる
- 繁忙期に予約枠の上限を設定できる
- キャンセル・日程変更の履歴が残る
- 定期清掃の予約を自動で繰り返し登録できる
どこを何で持つか
業界専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
複数の拠点やフランチャイズを抱える規模になると、見積り計算から請求、スタッフの労務管理までを一体で扱う清掃業向けの統合管理ソフトが向きます。こうしたソフトは業界の商習慣に合わせて作られているため、予約機能だけを切り出すより、全体をまとめて任せたほうが結果的に手間が少なくなります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
予約の受付とダブルブッキングの防止、現場固有の情報の記録といった部分は、個人店や数名規模の清掃会社であれば、オープンソースや買い切りのシステムで十分にまかなえます。スタッフの名前や車両、よく依頼のある建物をあらかじめ登録しておけば、電話口での聞き取りと予約の登録を同時に進められます。
紙・Excelのままでよい部分
一度きりのお客様からの簡単な問い合わせメモや、当日の天候による作業時間の微調整など、記録として残す必要のないやり取りは、これまで通り紙のメモや口頭連絡で構いません。すべてを予約システムに入力しようとすると、かえって電話口での応対が遅くなります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今の電話予約で必ず聞いている項目（建物種別、床材、立会いの有無、鍵の受け渡し方法など）を書き出す
- スタッフのシフト表と車両・資機材の予定を一箇所にまとめる
- 予約システムに聞き取り項目をテンプレートとして登録し、受付担当が誰でも同じ項目を聞けるようにする
- 年末や移転シーズンなど繁忙期の予約枠に上限を設け、既存のお客様の定期清掃を優先的に確保する
- 試験的に数週間運用し、二重登録が実際に防げているか、現場への仕様の伝達が漏れていないかを確認する
清掃業の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
電話でのやり取りが中心ですが、予約システムは使えますか
電話を受けながら画面に入力する形で使えます。聞き取りながらその場で空き状況を確認できるので、電話を切ってから重複に気づくことがなくなります。お客様に画面を見せる必要はありません。
鍵の受け渡し方法や暗証番号のような情報も残して大丈夫ですか
現場ごとの固有情報として予約に記録しておけます。ただし暗証番号のような情報は閲覧できる人を絞るなど、扱いには注意が必要です。システム側でアクセスできる担当者を限定できるかを確認してください。
繁忙期だけ予約の受け方を変えたいのですが
予約枠の上限や優先順位は、繁忙期だけ別の設定にしておけます。年末や移転シーズンに既存のお客様の定期清掃を優先し、新規の問い合わせは案内できる日を絞って伝える、といった運用がしやすくなります。
清掃業の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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