清掃業の顧客管理で押さえること
発注者ごとの契約・現場情報が個人に偏る
清掃業の顧客情報は、発注者の会社情報だけでなく、物件ごとの契約条件（清掃範囲、頻度、使用薬剤の制限、鍵やセキュリティカードの管理方法）まで含みます。これらは契約書や現場仕様書に書かれていても、実際の運用は担当者の記憶に頼ることが多く、Excelの個人シートに書き足されたまま共有されないことがよくあります。
見積・契約更新の時期を誰も把握していない
清掃業務は年単位や季節単位で契約が更新されることが多く、更新の時期を過ぎてから発注者に値上げや他社への切り替えを相談されることがあります。更新時期を担当者個人が覚えている状態では、休みや退職のタイミングで連絡が漏れる心配があります。
クレーム・要望の履歴が引き継がれない
「玄関マットの位置にこだわる」「夜間作業は不可」といった、物件や発注者固有の要望やクレームの経緯は、口頭での引き継ぎに頼ると薄れていきます。次の担当者が同じ指摘を受けて初めて気づくことも少なくありません。
複数拠点を持つ発注者の管理が煩雑
店舗チェーンやビル管理会社など、一つの発注者が複数の現場を持つ場合、現場ごとの担当者や清掃内容は異なるのに、発注者としては一つの取引先としてまとめて見たい場面があります。物件単位と発注者単位の両方で追えないと、契約や見積の全体像がつかみにくくなります。
顧客管理のシステムに要る機能
- 発注者（会社・個人）ごとの基本情報と担当窓口の登録
- 物件・現場ごとの契約条件（清掃範囲、頻度、鍵の管理方法）の紐づけ
- 契約期間・更新時期が近づいたときの表示
- クレーム・要望・特記事項を物件単位で記録する欄
- 一つの発注者が複数現場を持つ場合の一覧表示
- 過去の見積金額・見積履歴の保管
- 担当者変更時に必要な情報だけを抜き出して共有できる機能
- 契約書や現場仕様書など関連ファイルの添付
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
シフト作成や勤怠、現場ごとの作業報告の写真管理まで一括でこなす清掃業向けの専用ソフトもあります。すでに現場管理とシフトが一体になった専用ソフトを使っている場合は、そちらの顧客管理機能をそのまま使うほうが現場の運用を変えずに済みます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
発注者ごとの契約条件や更新時期、クレームの履歴といった情報は、専用ソフトの機能が薄い部分や、自社の運用に合わせて項目を増やしたい部分です。EspoCRMやKrayin CRMのような顧客管理ソフトなら、物件・契約・履歴を自社の形に合わせて項目を追加しながら一覧で管理できます。
紙・Excelのままでよい部分
物件ごとの詳細な清掃手順やチェックリストの中身そのものは、現場で使う紙のチェックシートのままでも実務上は困りません。顧客管理で持つべきは「どの現場にどの取り決めがあるか」という一覧で、手順の細部まで一元化する必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 現在Excelや紙、担当者の頭の中にある発注者・物件の情報を、まず物件単位で書き出す（物件名、発注者名、契約条件、鍵の扱い）
- 契約更新や見積更新の時期が近い物件から優先してシステムに登録し、更新時期の表示を試す
- クレームや特記事項が出たら、その都度顧客レコードに書き足す運用を担当者に定着させる
- 複数現場を持つ発注者は、会社としての情報と各現場の情報を紐づけて登録する
- 年末の大掃除や引っ越し・退去清掃の繁忙期を避け、閑散期に新しい運用へ切り替える
清掃業の顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
現場の担当者が変わるたびに、顧客情報の引き継ぎに時間がかかります。どこまでシステムに書けばいいですか。
鍵の受け渡し方法、立ち合いの有無、過去のクレームや特記事項など、次の担当者が現場で困らないための要点だけで十分です。清掃手順の細部は別のチェックリストに譲り、顧客管理には現場との約束事を中心に記録します。
発注者が同じでも物件ごとに契約内容が違う場合、どう管理すればいいですか。
発注者（会社）の情報と、物件ごとの契約情報を分けて持ち、両方を紐づけて登録します。見積や契約更新は物件単位で管理しつつ、発注者全体の取引状況も一覧で見られるようにしておくと、複数現場の案件でも把握しやすくなります。
個人宅の清掃とビルの清掃で、顧客管理の項目を分ける必要がありますか。
項目を無理に統一する必要はありません。個人宅では訪問日時や在宅確認の方法、ビルでは管理会社の窓口や立ち合い者といった項目が中心になるため、同じ台帳の中で物件の種類に応じて使う項目を変える形で問題ありません。
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