清掃業の案件・工程管理で押さえること
現場ごとの仕様書とチェックリストが基準になる
清掃業務は現場ごとに清掃範囲・使用薬剤・立ち入り可否などの仕様書が異なります。巡回清掃や定期清掃の予定とチェックリストが紙のまま現場に置かれていると、本社側は進捗を把握できず、担当者からの電話連絡が頼りになります。
進捗が担当者の頭の中にある
同じ案件でも日次清掃・定期清掃・スポット対応が重なり、どの作業がいつ終わったかは現場担当者の記憶や手書きメモに依存しがちです。管理者が複数現場の状況を同時に把握しようとすると、電話やメールでの個別確認に時間を取られます。
写真つき報告が信頼を作る
清掃後の状態を写真で残す運用は、顧客への報告だけでなく、クレーム発生時の証拠としても役立ちます。現場ごとに撮影ルールや保存場所が揺れていると、必要な写真を探すだけで時間がかかります。
シフトと案件の連動
誰がどの現場をいつ担当するかというシフトと、案件ごとの進捗は本来つながっているはずですが、別々の表で管理されていると、欠勤や追加案件が入った際にシフトと作業指示の両方を手直しする手間が生じます。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 案件ごとの進捗ステータス(未着手・作業中・完了・要確認)の一覧表示
- 現場別の仕様書・チェックリストの登録と呼び出し
- 作業前後の写真添付と現場ごとの保存
- 担当者・シフトと案件の紐づけ
- 巡回・定期・スポットなど作業種別ごとの予定管理
- 完了報告の承認・差戻しフロー
- 顧客への報告書の自動まとめ
- 現場からのスマートフォン入力対応
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
勤怠の打刻や交通費精算、資格者の配置管理まで厳密に求められる場合は、清掃業向けに作られた専用ソフトのほうが計算ロジックや画面が整っていて安心です。給与計算や請求との連携が前提になっている部分は専用ソフト側に委ねたほうがよいでしょう。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
案件ごとの進捗管理、現場別チェックリストの運用、写真つき報告の蓄積は、カンバンやタスク管理の仕組みで十分にまかなえます。現場数や担当者数が増えても、案件・工程の見える化に特化したシステムなら、専用ソフトほどのコストをかけずに自社の運用に合わせて育てられます。
紙・Excelのままでよい部分
一日単位の簡単な作業メモや、季節ごとの大掃除計画の下書きなど、関係者がその場で確認して終わる情報は、紙やExcelのままで構いません。すべてをシステムに移す必要はなく、案件の進捗と写真報告だけをシステム側に寄せるという線引きが現実的です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- まず巡回清掃・定期清掃・スポット対応など案件の種類を整理し、どの情報を進捗として残すかを決めます。
- 現場ごとの仕様書とチェックリストを、現在使っている紙やExcelから一つずつシステムに移します。
- 写真報告のルール(撮影箇所・枚数・保存先)を決め、現場担当者がスマートフォンから迷わず入力できる形にします。
- 年末の大掃除や引っ越しシーズンなど案件数が増える時期を想定し、担当者が少ない現場から試験運用を始めます。
- 一通り運用が回ったら、シフト表との連動や顧客への報告書の出し方を整え、全現場に広げます。
清掃業の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
現場に行く担当者がスマートフォンの操作に不安があるのですが、使えますか。
写真を撮って決められた項目にチェックを入れる程度の操作であれば、普段スマートフォンを使っていない方でも慣れていただけることが多いです。入力項目を現場ごとに最小限にしておくと、負担を感じにくくなります。
現場によって仕様書の内容がまったく違うのですが、一つのシステムでまとめられますか。
現場ごとに仕様書やチェックリストの項目を個別に登録できる仕組みであれば、内容が違っても一つのシステムの中で案件として並べて管理できます。項目を現場単位でテンプレート化しておくと、新しい現場の追加もしやすくなります。
顧客からクレームが来たときに、いつの作業か確認する手間を減らせますか。
作業ごとに日時と写真を残しておけば、クレームが来た際にどの訪問時の状況かをすぐに確認できます。口頭の記憶に頼らず、記録を見ながら顧客に説明できる点が大きな違いになります。
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