政治団体・後援会の社内の情報共有で押さえること
常勤とボランティアの出入りの差
事務局員は毎日顔を合わせますが、ボランティアは選挙期間や行事の前後だけ手伝いに来る人も多く、同じ連絡でも受け取るタイミングがまちまちです。LINEグループに入っていない支援者もいて、口頭伝達に頼る場面がどうしても残ります。
選挙の有無で連絡量が変わる
通常期は会報の発送準備や会費の案内程度ですが、選挙が近づくと街頭日程や応援依頼の連絡が急増します。繁忙期だけ掲示板を見る回数が増える人と、普段から見ない人の差が広がりやすい時期です。
名簿・会費記録とのつながり
連絡先は支援者名簿や会費・寄付の記録と結び付いています。連絡手段が分かれていると、名簿を更新しても古い連絡先に案内を送ってしまったり、退会した方に会報が届いてしまったりする行き違いが起きます。
後援会報・集会案内の締め切り管理
後援会報の発送や集会の案内状は印刷・郵送の締め切りがあり、事務局内での原稿確認や宛名リストの最終確認が必要です。確認依頼が口頭だけで流れると、誰が承認したか分からないまま印刷に回ってしまうことがあります。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 既読・未読が分かる連絡板
- 支援者名簿と紐づいた連絡先の共有
- 集会・会合の日程と出欠の共有
- 後援会報・案内状の発送スケジュール表示
- 議事録や原稿ファイルの共有フォルダ
- 事務局員・議員・ボランティアで見える範囲を分ける権限設定
- スマホからの閲覧・通知
- カレンダーでの議員の予定・集会日程の共有
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
政治資金規正法に基づく収支報告書の作成や、公職選挙法が定める選挙運動用メールの送信制限などは、ツールで解決できる範囲を超えます。収支報告は専用の会計ソフトや税理士・行政書士への相談、選挙運動に関わる連絡は選挙管理の実務に詳しい専門家の確認を通すのが安全です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
事務局内の日常連絡、集会案内の共有、議事録や原稿ファイルの保管といった部分は、グループウェアでまとめて持てます。既読確認ができる掲示板にすれば、口頭・LINE・貼り紙に分かれていた連絡を一つの場所に集められます。
紙・Excelのままでよい部分
会費や寄付の台帳、支援者名簿そのものは、規模が小さいうちは紙の帳簿やExcelのままでも運用できます。個人情報を多く含むため、無理に多機能なシステムへ移すより、扱える人を限った今のやり方を保つほうが安心な場合もあります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 事務局内で今使っている連絡手段(口頭・LINE・掲示板)を一度書き出し、どれを残すか決める
- 選挙の予定がない時期を選んで、繁忙期前に試験的に導入する
- 事務局員・議員・ボランティアで見える範囲を分け、まず少人数で運用を試す
- 後援会報の発送や集会案内の連絡をテンプレート化し、確認の流れを決める
- 運用が定着したら、事務所の貼り紙や掲示板を順に減らしていく
政治団体・後援会の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
ボランティアは高齢の方も多いのですが使えますか。
スマホの通知を見る操作だけで済むようにすれば、高齢の方でも使える場合が多いです。ただし全員に無理をさせず、しばらくは口頭連絡と並行して慣れてもらう期間を設けるのが現実的です。
選挙が近づくと使い方を変える必要がありますか。
公職選挙法は選挙運動用メールの送信先や方法を定めています。事務局内の日常連絡とは別に、選挙運動に関わる連絡は送る前に専門家へ確認する運用にしておくと安心です。
支援者の個人情報を社内連絡の仕組みに載せても大丈夫ですか。
連絡板には氏名や予定程度を載せ、会費や寄付の詳細な記録は別に管理する分け方をよく伺います。見える範囲を事務局員に限る設定も合わせて行うと安心です。
政治団体・後援会の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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