政治団体・後援会の予約・受付で押さえること
面談・陳情の取次ぎ
支援者本人からの電話だけでなく、別の支援者を通じた紹介で面談の希望が入ることが多くあります。誰からの紹介で、どの用件かを受けた人がその場でメモし、後で議員や秘書に伝える流れになるため、聞き取りの内容が人によって粗くなりがちです。
複数事務所間の予定の食い違い
地元事務所と議員会館事務所、それぞれの秘書が別々に予定を管理していると、片方が受けた面談を他方が知らずに別の予定を入れてしまうことがあります。当日になって初めて重複に気づき、片方に断りの連絡を入れることになります。
後援会総会・集会の出席受付
総会や総会後の懇親会、各種集会の出席確認は往復はがきや電話で受けることが多く、締め切り間際に出席者数が読みにくくなります。会場側への人数連絡の期限が決まっているため、受付の取りまとめが遅れると会場との調整にも影響します。
選挙前の面談希望の急増
選挙が近づくと陳情や挨拶の面談希望が普段より増え、電話対応が一時的に追いつかなくなります。候補者・議員本人の動きが優先される時期なので、誰と誰の面談を先に入れるかの調整も普段より難しくなります。
予約・受付のシステムに要る機能
- 電話・窓口で受けた面談希望を記録する受付台帳
- 地元事務所と議員会館事務所の予定を一つの画面で共有する機能
- 同じ時間枠への二重予約を防ぐ排他制御
- 紹介者(取次者)の名前を記録する項目
- 陳情内容と対応状況を残すメモ欄
- 総会・集会の出席人数を集計する受付フォーム
- 選挙期間前後に受付を制限・停止する切り替え
- 面談希望を秘書間で確認・承認する流れ
どこを何で持つか
施設側・業者側の仕組みに任せたほうがよい部分
総会や集会を行う公民館・ホールなどの会場予約は、自治体や施設が持つ予約の仕組みをそのまま使うのが確実です。支援者への祝電・弔電の手配も、祝電サービス側の窓口にそのまま依頼した方が早く、自前で管理する必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
面談希望の受付と記録、地元事務所と議員会館事務所の予定共有、二重予約の防止、総会・集会の出席受付は、自分たちで持っても扱いやすい部分です。誰がいつどの用件で来るかを事務所全体で見える状態にしておけます。
紙・Excelのままでよい部分
紹介者が誰かといった簡単な人のつながりのメモや、長年使っている支援者の呼び名・付き合いの経緯といった細かい情報は、無理にシステム化せず従来のノートやExcelで残しておいて構いません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今、面談希望や陳情がどの経路(電話・紹介者・FAX)で入り、誰が記録しているかを書き出します。
- 地元事務所と議員会館事務所、両方の秘書が同じ予定表を見られる状態をまず作ります。
- 紹介者の名前、用件、対応状況をどこまで記録するかを秘書同士で決めます。
- 選挙が近づいた際の受付の優先順位や受付停止のルールをあらかじめ決めておきます。
- 総会・集会の出席受付にも同じ仕組みを広げ、通常の面談受付と合わせて運用します。
政治団体・後援会の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
支援者からの紹介(取次)による面談希望はどう扱えばよいですか。
紹介者の名前を記録項目に入れておくと、後で議員や秘書が経緯を確認しやすくなります。紹介者本人への報告が必要な場合も、誰からの紹介だったかが分かる状態にしておくと対応がスムーズです。
選挙が近づくと面談希望が急に増えますが対応できますか。
受付の件数自体が増えること自体は仕組みでは解決できませんが、地元事務所と議員会館事務所の予定を一つの画面で共有しておけば、重複や行き違いは減らせます。優先順位の判断は人の手で行う前提です。
陳情の内容は個人情報として特別な扱いが必要ですか。
陳情の内容には支援者の個人的な事情が含まれることもあるため、誰が記録を見られるかは事務所内で決めておくとよいでしょう。政治資金規正法や公職選挙法に関わる判断が必要な場合は、こうした仕組みでは扱えないため別途ご確認ください。
政治団体・後援会の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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