政治団体・後援会の案件・工程管理で押さえること
陳情・相談対応の経過管理
支援者や地域住民からの陳情や相談は、事務所で受けてから関係機関への確認や回答まで時間がかかることが多く、どの案件がまだ返答待ちなのか、誰が窓口になっているのかが分からなくなりがちです。受付日・対応内容・現在の状況を案件ごとに残しておくと、議員本人が外出中でも事務所側で答えられるようになります。
集会・会合準備のタスク整理
総会や新年会、支援者向けの集会は、会場の確保、案内状の発送、出席者の把握、当日の人員配置など、短期間に複数の作業が重なります。誰がどこまで終えたかをタスクごとに残しておくと、開催直前になって案内状をまだ出していないといった抜けに気づきやすくなります。
後援会報・案内状発送の工程管理
後援会報や季節の挨拶状は、原稿の取りまとめから印刷会社への手配、宛名準備、発送までいくつもの工程を経ます。発行のたびに担当者が変わることも多いため、どの工程まで進んでいるかを記録に残しておくと、前回の担当者に聞かなくても引き継げます。
議員本人と事務所の情報差を減らす
議員本人は外での活動が多く、事務所スタッフやボランティアとは別々に動いていることがほとんどです。案件の進み具合をその場で共有できないと、同じ支援者に重複して連絡したり、対応漏れが起きたりします。進捗を一つの場所にまとめておくことで、本人が事務所に戻ったときにすぐ確認できます。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 案件ごとのステータス管理(受付・対応中・返答待ち・完了)
- 陳情・相談の内容と関係機関への確認状況のメモ
- 集会・会合ごとの準備チェックリスト
- 後援会報・案内状の発送工程(原稿・印刷・宛名・発送)の管理
- 担当者・ボランティアへの案件割り当てと期限設定
- 支援者名簿や過去の対応履歴との紐づけ
- 議員本人・事務所スタッフが別の場所からでも進捗を確認できる仕組み
- 完了した案件の検索・振り返り
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
政治資金規正法に基づく収支報告書の作成や、会費・寄付の記録は専用の政治資金管理ソフトに任せるのが安心です。選挙が近づいた際の選挙運動用はがきやメールの扱いなど、公職選挙法に関わる部分もツールでは判断できないため、従来どおり確認しながら進める必要があります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
陳情・相談の進捗、集会・会合の準備タスク、後援会報の発送工程といった、日々の案件管理はオープンソースのタスク管理ツールや買い切りのシステムで十分にまとめられます。法律に直接関わらない事務作業はここに集めることで、担当者に聞かなくても状況が分かるようになります。
紙・Excelのままでよい部分
一度限りの会合の座席表や、電話で受けたその場で終わる簡単な伝言メモなど、記録として残す必要が薄いものは紙やExcelのままで構いません。すべてをシステムに移すと入力の手間が増えるため、後から振り返る必要があるものだけを案件として残す形が現実的です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- まずは陳情・相談対応だけ案件として登録し、受付から回答までの流れを試してみます。
- 集会や会合の準備が近づいたら、会場確保から当日の人員配置までをタスクとして分解して登録します。
- 後援会報の発行時期に合わせて、原稿・印刷・発送の工程を一つの案件として管理し始めます。
- 選挙が近づく時期は、選挙運動に関わる連絡や配布物の扱いを別途確認したうえで、案件管理はそれ以外の事務作業に限定して使います。
- 一通り運用が定着したら、ボランティアスタッフにも担当者として参加してもらい、事務所全体で進捗を共有します。
政治団体・後援会の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
選挙が近づいたら使い方を変える必要がありますか。
案件管理の仕組み自体は変わりませんが、選挙運動に関わる連絡や配布物の扱いは公職選挙法の規制があるため、ツールは進捗の記録に留め、実際の発信方法は別途確認して進めてください。
会費や寄付の管理もこのシステムでできますか。
政治資金規正法に基づく収支報告には専用の管理方法が必要なため、このシステムでは陳情対応や会合準備などの案件進捗だけを対象とし、会費・寄付の記録は別の仕組みで行うことをお勧めします。
常勤スタッフ以外のボランティアも使えますか。
はい、案件ごとに担当者を割り当てて進捗を共有する仕組みなので、常勤スタッフだけでなく手伝ってくれるボランティアの作業状況もまとめて把握できます。
政治団体・後援会の他の業務
他の業種で案件・工程管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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