介護事業所のマニュアル・手順書で押さえること
担当者ごとに違う介助の手順
入浴介助や移乗介助、食事介助は体の使い方や声かけの順番が職員ごとに少しずつ違います。訪問介護ではヘルパーが一人で判断する場面が多く、見ていた先輩の手順をそのまま覚えて次の利用者にも使ってしまうことがあります。手順を文章と写真で残しておかないと、利用者ごとの注意点が引き継がれにくくなります。
新人教育で繰り返す同じ説明
サービス提供責任者や生活相談員は、新人が入るたびに送迎の乗降の手伝い方や服薬介助の確認手順を口頭で説明しています。人手不足で急な欠勤が出やすい業種のため、教育にまとまった時間を取りにくく、同じ説明を何度も繰り返す負担が積み重なっています。
資格や経験で変わる対応範囲
介護福祉士、初任者研修修了者、無資格の職員が同じ現場で働くことが多く、できる介助の範囲や判断を任せてよい場面が資格によって違います。手順書を一本化すると現場で迷いが生まれるため、資格や経験に応じて見せる手順を分けておく必要があります。
転倒・誤嚥などの緊急時対応
転倒や誤嚥、急な体調変化が起きたときの連絡順序や家族への連絡、ヒヤリハットの記録は事業所ごとに決めていても、口頭での引き継ぎだけでは新人や非常勤の職員まで浸透しません。手順を先に決めて共有しておくと、現場での対応が落ち着いて進みます。
マニュアル・手順書のシステムに要る機能
- 写真や動画を貼り付けて介助の手順を残せる
- 入浴・送迎・服薬介助など場面ごとに手順を分けて登録できる
- 資格や経験レベルに応じて見せる手順を分けられる
- 現場のスマホやタブレットから手順を確認できる
- 手順の改訂履歴が残り、古い手順を誤って使わない
- キーワードで必要な手順をすぐに検索できる
- 改訂時に対象の職員へ通知できる
- 印刷して施設内に掲示できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
介護報酬の請求、ケアプランの作成、利用者ごとの給付管理は制度の改定に合わせて対応し続ける必要があり、介護保険の請求に対応した専用ソフトに任せるのが安全です。請求に直結する記録まで手順書のシステムに持たせると、制度変更のたびに作り直す手間が増えます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
入浴・送迎・服薬介助などの作業手順、資格別に分けた対応範囲、ヒヤリハット時の連絡手順、新人教育用の手順書は請求とは関係がないため、自社で持つシステムに置いても制度変更の影響を受けません。写真や動画を使った手順の蓄積は、専用ソフトでは対応しづらい部分です。
紙やExcelのままでよい部分
施設内の掲示物や緊急連絡網、当日の送迎順や利用者の体調に関するその日限りのメモは、更新頻度が高く掲示場所も決まっているため、紙のままで十分です。必要なときだけ手順書のシステムから印刷して貼り直す形で問題ありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売しているマニュアル・手順書向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
マニュアル・手順書に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、マニュアル・手順書に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Architect | 会話から実装可能なシステム設計書を作る、ローカルLLM対応の対話型設計スタジオです。 | MIT | 日本語対話と日本語設計書に対応。 | 触れる |
| Kurage Memo | 本文の1行目がそのままタイトルになる、1ファイルPHPのメモ帳です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| AFFiNE | 計画、整理、創造を統合した次世代のナレッジベースです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Memos | 思いついた内容をすばやく記録し、自社で管理できるオープンソースのノート作成アプリです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Joplin | プライバシーを重視し、複数の端末で同期して使えるノート作成アプリです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| SiYuan | 人間とAIエージェントが協調して作業を行う、プライバシー重視のセルフホスト型知識管理ワークスペースです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 訪問介護・通所介護・施設など事業形態ごとに、手順が職員によって違いやすい作業(入浴介助、送迎、服薬介助など)を洗い出します。
- サービス提供責任者や生活相談員など現場をよく知る職員に、繁忙期を避けて手順を書き出してもらいます。
- 体の使い方が関わる介助は文章だけでなく、写真や短い動画を添えて手順を残します。
- 介護福祉士、初任者研修修了者、無資格者など資格や経験に応じて見せる手順を分けます。
- 手順を変更したときに全職員へ通知する運用を決め、古い手順が残らないようにします。
介護事業所のマニュアル・手順書、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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訪問介護はヘルパーごとに現場が別々ですが、手順書は一つにまとめられますか?
入浴介助や服薬確認など場面ごとに手順を分けて登録すれば、利用者が違っても共通する部分は一つの手順書で対応できます。利用者特有の注意点は別に残す形にすると、手順書自体は使い回せます。
現場でタブレットやスマホを使うのは難しいと感じますが、紙の手順書のままでもよいですか?
紙のままでも運用はできますが、改訂のたびに差し替えが漏れやすくなります。普段は紙で掲示しつつ、最新版の確認だけスマホでできるようにしておくと、差し替え漏れを防ぎやすくなります。
介護報酬請求ソフトに手順やマニュアルの機能もついていますが、別に用意する必要がありますか?
請求ソフトのマニュアル機能は制度対応を優先した作りで、介助の手順や新人教育には使いにくいことが多いです。請求は専用ソフトに任せ、現場の手順書は別に持つ方が運用しやすくなります。
介護事業所の他の業務
他の業種でマニュアル・手順書を見る: 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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