農業法人のシステム｜生産記録と直販・請求をつなぐ

この業種の事務で時間を取られている所

収穫期から出荷期にかけて、作業記録の集計、直販先への請求書作成、季節雇用者の勤怠確認が一気に重なります。圃場ごとの作業日報を手書きやメモで残していると、後から生産履歴をまとめ直す作業に時間がかかります。ふるさと納税や通販、道の駅、JA出荷、法人向け卸など、販路ごとに請求や代金回収のやり方が違うことも、事務の手間を増やしている一因です。

業界の専用ソフトが担う所と、その外側に残る事務

アグリノートやファームノートのような営農管理ソフトは、圃場地図、作業記録、農薬・肥料の使用履歴の管理を得意としています。一方で、直販サイトの受注管理、顧客ごとの請求書発行や代金回収、六次化で加工した商品の在庫・衛生管理記録は営農管理ソフトの範囲外として別の手段で運用されることが多く、生産側と販売側の情報がつながりにくい事務が残ります。

制度・決まりで気をつける所

六次産業化に取り組む場合は、六次産業化・地域資源活用促進法に基づく事業計画の認定に関わる書類や、食品表示法に沿った加工品のラベル表示を整える必要があります。加工・販売の規模によってはHACCPの考え方に沿った衛生管理記録も求められます。GAP(農業生産工程管理)の認証を取る場合は、農薬や肥料の使用記録を継続して残す仕組みが欠かせません。

どの業務から手を付けるとよいか

まず分断が大きい、直販の受注・請求と現場の作業記録の電子化から始めるのがおすすめです。販路ごとに違う請求のやり方を一つの仕組みでまとめておくと、六次化で商品が増えても集金の手間が増えにくくなります。作業記録を電子化しておけば、GAPや六次化の認定で必要になる記録の提出にも対応しやすくなります。

農業法人の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 在庫・発注在庫はExcel台帳で、欠品と過剰在庫が同時に起きる 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

よくあるご質問

営農管理ソフトを導入すれば事務は十分ですか？

営農管理ソフトは圃場の作業記録や農薬・肥料の使用履歴の管理には強みがありますが、直販の顧客管理や請求書発行、六次化商品の販売管理までは対応していないことが多いです。生産側の記録と販売側の事務をどうつなぐかは、別に整えておく必要があります。

季節雇用者やパートの勤怠はどう管理すればよいですか？

収穫期だけ人数が増える現場では、紙の出勤簿では管理が追いつかなくなりがちです。勤怠管理の仕組みを別途整えておくと、繁忙期の人件費の集計や、翌年の人員計画を立てる際の見通しが立てやすくなります。

六次化で加工品を作る場合、事務面で特に注意することは？

食品表示法に沿ったラベル表示や、加工規模に応じた衛生管理記録の整備が必要になります。生産記録と加工・販売の記録がつながっていないと、原料の生産履歴を商品側でも説明できるようにしておく作業に手間がかかります。

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