農業法人の書類の電子化・文書管理で押さえること
圃場ごとの記録が紙のまま蓄積する
栽培日誌や農薬使用記録簿は圃場・作物ごとに綴じられ、年をまたぐとファイルが増えていきます。同じ圃場の過去の記録を見返したいときに、綴じ方や保管場所が年によって違うと探しにくくなります。
直販の受注・請求と生産記録が別管理
道の駅や直売所への出荷伝票、個人宅配の請求書は生産記録とは別の帳簿や手書き台帳で管理されることが多く、ある時期にどの圃場の収穫物をどこへ出したかをまとめて確認する手間がかかります。
加工所の記録が紙とPDFに混在
六次化で加工を行う場合、原材料受入記録やラベル表示の確認書類が加工所の紙台帳とパソコンのスキャンPDFの両方にあり、監査や取引先への提出前にどちらを見ればよいか迷う場面が出てきます。
収穫期に記録入力が後回しになる
収穫の繁忙期は農作業の手が空かず、畑でのメモを事務所でのデータ入力に回す作業が後ろにたまりやすく、繁忙期が終わってから数週間分をまとめて整理することになりがちです。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 圃場・作物ごとにフォルダや分類を分けて栽培記録を保存できる
- 農薬使用記録簿をスキャンし作物・時期で検索できる
- 直売所や道の駅への出荷伝票を取引先別に整理できる
- 個人宅配や直販の請求書・納品書をまとめて管理できる
- 加工所の原材料受入記録をスキャンして保管できる
- スマートフォンで撮影した畑のメモをその場で事務所のPCに送れる
- 過去の栽培記録を年・圃場で遡って見返せる
- 補助金申請や農業委員会への提出書類を控えとして保管できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
農薬の使用履歴や生産履歴をGAPの基準に合わせて管理する機能、農協の出荷システムと連動する記帳ソフトは専用のシステムに任せたほうが確実です。これらは制度や取引先の要求に合わせて更新されるため、自前で作り込むより専用ソフトの仕組みに乗るほうが安心です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
栽培記録のスキャンPDFや直販の請求書・納品書、加工所の受入記録を一か所に集めて検索できるようにする部分は、文書管理のオープンソースや買い切りのメモ・ファイル管理システムで持てます。畑で撮った写真を事務所にすぐ送る仕組みも軽いツールで足ります。
紙・Excelのままでよい部分
収穫の繁忙期に畑で記録する栽培日誌の一次メモは紙のままで構いません。無理に電子化せず、事務所に戻った後にまとめてスキャン・入力する流れにしたほうが、作業の手を止めずに済みます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず直販の請求書・納品書と出荷伝票をスキャンして一か所にまとめることから始めます
- 次に農薬使用記録簿や栽培日誌を圃場・作物ごとに分類して保存できるようにします
- 六次化を行っている場合は加工所の原材料受入記録とラベル確認書類を別区分で管理します
- 収穫期前に畑で撮った写真を事務所に送る手順を家族や従業員と確認しておきます
- 繁忙期が落ち着いた時期にその年の記録が整理されているかを一度見直します
農業法人の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
農薬使用記録簿は電子化してもよいのでしょうか
記録自体をスキャンして保管すること自体は問題ありませんが、記載の方法や保管期間は取引先やGAPの基準に従う必要があります。記録の作成・保存の決まりは専用ソフトや指導機関の案内に沿って確認してください。
直売所と個人宅配で請求書の形式が違っても一緒に管理できますか
形式が異なっていても、スキャンして取引先名や時期で分類すれば一緒に保管・検索できます。ただし請求書の発行自体に専用の機能が必要な場合は、発行は別のシステムで行い保管だけをまとめる形が無理がありません。
家族経営で専門知識がなくても使えますか
文書を保存して検索できる程度の仕組みであれば、フォルダ分けの考え方を決めておけば家族だけでも運用できます。畑と事務所でのやり取りの流れをあらかじめ決めておくことが、続けやすさにつながります。
農業法人の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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