小売店・専門店の請求書発行・集金で押さえること
掛け売りが別建てで管理されている
店頭の現金・カード売上はPOSで処理できても、法人卸先や常連客への掛け売りは別のノートやExcelで管理している店が多く伺います。締め日になってから「今月いくら売ったか」をレジの履歴を見返しながら拾い直す手間が生まれます。
締め日前後に作業が集中する
月末や20日締めなど締め日を過ぎてから請求書をまとめて作る店が多く、宛先ごとに金額や品目を確認し、PDFにして郵送やメールで送る作業が数日分まとまって発生します。繁忙期の仕入れ対応と重なると後回しにされがちです。
未収の把握が遅れがち
支払い期日を過ぎた取引先がどこか、台帳を一件ずつ見ないと分からない状態では、催促の連絡が遅れたり漏れたりします。銀行の入金明細と請求書を目で突き合わせる消込作業も、取引先が増えるほど負担になります。
店舗・担当者ごとに発行方法がばらつく
複数店舗を持つ場合、どの店が誰にいくら請求したかが店舗単位でしか見えず、本部で取引先全体の未収状況をつかみにくいことがあります。担当者によって請求書の書式や送り方が違っていることも少なくありません。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 掛け売り先ごとの請求書PDF作成
- 締め日ごとの一括請求書発行
- 銀行振込・PayPal等の支払いリンク発行
- 入金確認と請求書の消込
- 未払い・支払い期日超過の一覧表示
- 請求書のメール送付（郵送不要化）
- 店舗・担当者別の発行状況の確認
- 支払い後の領収書PDF発行
どこを何で持つか
POSレジ・仕入管理は専用ソフトに任せる
店頭の現金・カード売上の記録や仕入先への支払い管理は、レジや仕入管理の専用ソフトがすでに担っている部分です。これらを置き換える必要はなく、掛け売り先への請求書発行だけを別に持つ形で十分です。
請求書発行・支払いリンク・領収書はOSSや買い切りで持てる
掛け売り先への請求書PDF作成、銀行振込やPayPalでの支払いページ、支払い後の領収書発行は、月額契約の専用サービスに頼らずオープンソースや買い切りのシステムで用意できます。取引先数が限られていても、台帳を使い続けるより取りこぼしが減ります。
単発の取引先や少額の立替は紙・Excelでよい
年に数回しか発生しない単発の請求や、少額の立替払いの記録は、無理にシステム化せず紙の控えやExcelのままで構いません。頻度の低いものまで仕組みに乗せると、入力の手間だけが増えます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 掛け売りをしている取引先（法人卸先・常連客・納品先）を一覧にして洗い出す
- 店舗ごとに違っている締め日・支払い期日を本部でできるだけ揃える
- 取引先数の多い店舗や、金額の大きい取引先から試験的に請求書発行を切り替える
- POSの掛け売り分のデータをどう請求書発行システムに反映させるか、手入力か連携かを決める
- 入金確認と未収の催促を誰が行うか、店舗担当か本部かを決めて運用を固定する
小売店・専門店の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
POSレジのデータと請求書発行システムは連携できますか
多くのPOSはCSVでの売上データ出力に対応しているため、掛け売り分だけを抜き出して請求書発行システムに取り込む運用がよく行われています。完全な自動連携まで求めず、月締めでの手動取り込みから始める店が多いです。
複数店舗の請求状況を本部でまとめて見られますか
請求書発行システムを店舗ごとに分けず一本化すれば、どの店がどの取引先にいくら請求し、入金済みかどうかを本部でまとめて確認できます。店舗数が増えるほど、台帳を店舗ごとに持つより管理がしやすくなります。
現金での集金も記録に残せますか
銀行振込やPayPalだけでなく、現金で回収した分も支払い方法として記録できるようにしておくと、常連客への掛け売りを現金で清算するような小売店の実態に合わせやすくなります。
小売店・専門店の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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