小売店・専門店の勤怠管理で押さえること
シフト希望の取りまとめ
食品・雑貨・アパレルの店舗は学生や主婦のパート・アルバイトが中心で、希望シフトを紙やLINEでばらばらに受け取り、店長が手作業で表に起こすことが多くなります。希望の重複や欠員が分かるのは表を作った後になり、穴埋めの電話連絡に時間がかかります。
複数店舗の勤怠集約
チェーン展開している場合、各店舗のタイムカードやシフト表を月末に本社へ送ってもらい、担当者が店舗ごとの書式の違いを揃え直してから給与計算に回すという作業が発生します。店舗数が増えるほど、締め日前の数日は集計作業に追われます。
開店前後の実働時間とのズレ
レジ締めや品出し、陳列直し、閉店後の清掃など、タイムカードを押す前後に発生する作業時間が記録に反映されにくく、実際の労働時間と打刻時間がずれたまま給与計算されてしまうことがあります。
セール・催事期の増員シフト
特売日や季節のセール、催事期は短時間の応援スタッフを普段より多く入れるため、シフト表が急に複雑になります。普段と違う時間帯の人員配置を紙の表に書き込むと、誰がいつ入っているか店長しか把握できない状態になりやすくなります。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 顔認証・ICカードなどなりすましを防ぐ打刻方法
- 店舗ごとの打刻データを自動で本社に集約
- 時給・深夜割増・休憩時間の自動計算
- パート・アルバイトのシフト希望提出とシフト表作成
- 複数店舗の勤怠をまとめて確認できる画面
- 遅刻・早退・欠勤のアラート通知
- 給与計算ソフトへの連携用データ出力
- 1人が複数店舗で勤務する場合の勤怠の振り分け
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
POSレジと連動した売上管理や会員ポイントの付与などは、使い慣れたPOSベンダーの仕組みをそのまま使うのが無難です。勤怠の仕組みを入れ替えても、レジ側の操作や会員情報の扱いまで変える必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
打刻・シフト管理・集計といった勤怠そのものは、POSや会員台帳とは別に持つことができます。顔認証の打刻や複数店舗の集約を、月額課金のクラウドサービスに頼らず、買い切りや無料のオープンソースで用意する選択肢があります。
紙・Excelのままでよい部分
シフト希望のたたき台や、急な欠勤・遅刻の電話連絡メモ、店舗内での口頭での引き継ぎ程度は、これまでどおり紙やExcelで構いません。正式なシフト表と勤怠の記録だけをシステムに移せば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 繁忙期(セール期・年末年始など)を避けて、閑散期に1店舗で試験導入する
- 試験店舗で打刻方法(顔認証・ICカードなど)をパート・アルバイトに周知し、1ヶ月分の集計を試す
- 店舗ごとの集計結果を本社の給与計算担当と確認し、締め日の集計フローを決める
- 問題がなければ他店舗へ順次展開する
- 既存の給与計算ソフトとの連携方法を固める
小売店・専門店の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
学生アルバイトの急なシフト変更が多いのですが対応できますか
シフトの変更そのものは店長や本人の調整で行い、システム側は確定したシフトと実際の打刻を記録・集計する役割に絞ると運用しやすくなります。変更のたびにシステムへ入力し直す手間は、紙の表と大きく変わりません。
店舗を何店舗か持っていますが、1つの画面で見られますか
店舗ごとの打刻データを一箇所に集める仕組みを選べば、本社の担当者が各店舗の勤怠を順に見て回る必要はなくなります。店舗数が増えても、集計の手間がそれほど増えないようにしておくことが大切です。
今使っているPOSレジや会員管理はそのままで大丈夫ですか
勤怠管理はPOSや会員台帳とは別の仕組みとして持てるので、レジや会員システムを入れ替える必要はありません。打刻の記録と給与計算のためのデータだけを、別のシステムでやり取りする形になります。
小売店・専門店の他の業務
他の業種で勤怠管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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