小売店・専門店の会議の議事録で押さえること
会議の種類ごとに議事録の役目が違う
店長会議は売上や人員の共有、棚割り会議は陳列変更の決定、販促・催事会議はキャンペーンの日程と値下げ幅の決定が中心です。会議ごとに残すべき決定事項の形が異なるため、ひとつの雛形で済ませようとすると、肝心の数字や期日が埋め込まれないまま流れてしまいます。
繁忙期に会議が増え、記録が追いつかない
季節商品の入替やセール前、催事の出店準備が重なる時期は会議の回数自体が増えます。普段から議事録を書く余裕がない店長が、さらに詰め込まれた日程の中で記録を残そうとしても、結局口頭確認に頼ってしまい、決定事項が言った言わないで食い違う原因になります。
本部と店舗で決定事項の伝わり方がずれる
複数店舗がある場合、本部で決まった値下げ幅や陳列変更が、各店舗の店長を通じてスタッフに伝わる間に内容が薄れることがあります。議事録が残っていないと、どの店舗がいつからその対応を始めればよいのか、後から確認する手段がなくなります。
議事録を書く人が営業の担当者である
小売の現場では議事録専任の事務員を置くことが少なく、店長や本部担当者が接客や発注の合間に自分で書きます。文字起こしや要約に時間を取られると、本来の売場業務にしわ寄せが出るため、作成そのものを軽くする工夫が必要になります。
会議の議事録のシステムに要る機能
- 店長会議・棚割り会議・催事企画会議など会議種別での保存
- 会議の録音からの自動文字起こし
- 発注数・値下げ幅・陳列変更など決定事項の抽出
- 店長や本部担当者による下書きの確認・承認
- 本部から各店舗への議事録の配信
- 過去の議事録を日付や会議名で検索
- 店舗ごとの議事録の一覧表示
- 確定前の下書きと確定済み議事録の区別
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
POSレジでの売上集計や仕入・発注の管理、会員台帳、シフトの作成といった、店舗運営の本体となる業務は、専用のPOSシステムや仕入システムに任せたほうが安心です。議事録のための仕組みは、これらの本体システムを置き換えるものではなく、会議の記録だけを補う位置づけにするのが向いています。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
店長会議や棚割り会議、催事企画会議の録音をもとに文字起こしと議事録の下書きを作り、店長や本部担当者が内容を確認してから確定させる仕組みは、自前で持つことができます。発注数や値下げ幅、陳列変更の期日といった決定事項を後から検索できる形で残せます。
紙・Excelのままでよい部分
催事の出店スケジュールを貼り出すカレンダーや、販促物の掲示位置を示す簡単な見取り図のようなものは、紙やExcelのままで十分です。議事録の確定前に手元で取るメモ書きも、無理にシステムに取り込む必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
会議の議事録に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI MOM | 会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- まずは棚割り会議や催事企画会議のうち、決定事項が多い会議を一つ選んで録音を試します
- 文字起こしからできた下書きを、会議に出た店長が内容の漏れがないか確認します
- 確定した議事録を、季節商品の入替やセール前など繁忙期の対応にそのまま活用できるか試します
- 問題がなければ店長会議など日常的な会議にも範囲を広げます
- 複数店舗がある場合は、本部から各店舗への配信ルールを決めて運用を固めます
小売店・専門店の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
営業中の店舗で会議を録音しても大丈夫ですか。
バックヤードや休憩時間を使って開く会議であれば、スマートフォンなどで録音し、あとからシステムにアップロードする形で問題なく使えます。接客中の売場で録音する必要はありません。
本部で決めた内容を各店舗にどう伝えればよいですか。
確定した議事録を本部から各店舗の店長宛てに配信し、店長が確認した時点で既読が分かるようにしておくと、値下げ幅や陳列変更の開始日が店舗ごとに食い違うことを防げます。
過去の催事会議で何を決めたか、あとから探せますか。
会議名や日付で議事録を検索できるようにしておけば、前回の催事でどの商品をどの位置に置いたか、値下げ幅をどう決めたかを、次回の企画会議の前に見返すことができます。
小売店・専門店の他の業務
他の業種で会議の議事録を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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